【人事担当必見!】入社・退社のときに必要な手続きはココがポイントだった!

カテゴリ:コラム 投稿日: 2016.4.1 tag: , ,

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人事の仕事の中で入社と退社に関連して行う手続きは数も多く、また、春には異動する人も多いので負担感がさらに増すことでしょう。

ミスのないように、入社日や退社日を迎えるにはどうしたらよいのか?ここでは、入社と退社の際に一般的に必要となる手続きのポイントをまとめました。

必要なものを「まとまり」を作って理解する

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入社するときも、退社のときも雇用保険や社会保険などの法律に基づく手続きのほかに、社内の規則に沿った手続きなども必要になります。何度か経験している人にとってはそれほど負担ではないことも、初めての人にとってはイメージがつかみにくく負担に感じやすいものです。

しかし、チェックリストなどを活かして漏れをなくし、決められた方法で期限内に提出すれば手続きを完了できます。ポイントさえ押さえておけばよいのです。

入社と退社のそれぞれについて「本人が行うこと」と「事業所の担当者が行うこと」があり、また、「法律に定められたもの」と「社内のルールに基づくもの」に分けることができます。バラバラに理解するよりも、一つのまとまりを作る方が理解しやすくなるでしょう。

入社後のスムーズな勤務のために必要なこと

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新しく人を雇用したときには労働基準法をはじめ、雇用保険や健康保険などに関係した手続きが必要です。法律ごとにまとめて確認していきましょう。

  • 労働基準法

労働基準法は労働契約や賃金、また、労働時間や就業規則などについて定めており、勤怠管理のうえでも極めて重要な法律です。入社に際しては卒業証明書・成績証明書や入社誓約書、身元保証書など本人に提出してもらうものがあります。入社時に必要な書類と提出期日は就業規則で確認し、漏れのないように提出を依頼しましょう。

一方、事業所が行うことは、まず「労働条件通知書」を交付して労働契約を結ぶことです。労働条件通知書には労働契約の期間や賃金などの「絶対的明示事項」と呼ばれる5項目を明示しなければなりません。

また、「相対的明示事項」として賞与や休職、表彰などを明示することもあります。働き始めてからの労使間トラブルを防ぐために労働条件通知書による書面での明示が必要です。

さらに、労働基準法は労働者名簿などの記録についても定めています。労働者名簿や賃金台帳、勤怠管理に必要な出勤簿やタイムカードなどの作成が必要です。なお、退社日などの「起算日から3年間」の保存義務があります。

 

  • 労働安全衛生法

正規労働者だけでなく、一定の条件を満たした短期労働者を含めて人を採用した場合には「雇入れ時健康診断」を実施する必要があります。しかし、3か月以内の健康診断書を提出すると省略が可能です。

 

  • 労働保険と社会保険

労働保険には労働者災害補償保険法と雇用保険が含まれ、社会保険の主なものは健康保険と厚生年金保険です。このうち、一日のみのアルバイトを含めすべての労働者が加入する労災保険は労働者からの保険料徴収はなく、入退社時の手続きは特に必要がありません。

労災保険を除く、雇用保険、健康保険、厚生年金保険は一定の加入条件を満たす場合はそれぞれの「資格取得届」を提出する必要があります。

手続きを進めるには「年金手帳(あるいは年金証書)」を提出してもらうことが必要です。基礎年金番号の確認後に年金手帳は返却するためコピーをとっておくとよいでしょう。前職がある場合は「雇用保険被保険者証」を回収し、被保険者番号を確認して退社時まで保管します。

次に、事業所が行う手続きを保険ごとに見ていきましょう。

・雇用保険

「雇用保険被保険者資格取得届」を入社した月の『翌月10日まで』に「所轄のハローワーク」に提出します。「所轄」とは事業所の所在地を管轄するハローワークのことです。

 

・健康保険と厚生年金保険

「健康保険・厚生年金被保険者資格取得届」は入社した日から『5日以内』に「年金事務所」に届け出をします。また、健康保険については被扶養者がいるときは「健康保険被扶養者(異動)届」も必要です。さらに、60歳未満の配偶者が国民年金第3号被保険者になることを希望した場合は「国民年金第3号被保険者届」の手続きも行います。

なお、労働保険や社会保険の手続きは電子申請も可能なので利用するとよいでしょう。

 

  • 税金関係

事業所の担当者がかかわるのは住民税と所得税です。住民税は前職がある人にはこれまでの徴収方法(一括納付、または特別徴収)を確認し、市町村で手続きをします。

また、所得税は扶養する親族がいる場合は「給与所得者の扶養控除等(異動)申告書」を基に給与の源泉所得税を算出します。さらに、「源泉徴収簿」の作成も必要です。

前職がある人には、以前の職場から「給与所得の源泉徴収票」が本人に交付されているので入社の時点で提出してもらいましょう。「年末調整のときに回収すればよい」と考えると本人が「紛失した」など支障を来すことが少なくありません。

 

  • 法律の定め以外に必要なこと

新しく人を採用し、業務を支障なく行えるようにするには法律に定められたもの以外に多くの準備が必要になります。多種にわたりますが、新入社員が気持ちよいスタートを切れるように歓迎の意味も込めてしっかり準備しましょう。

・給与の振込口座の確認:入社前の確認が望ましいです。

・通勤に関する申請書:通勤経路や通勤手段、交通費を確認します。

・社員証や社章、名刺、組織図など:紛失のないように留意してください。

・制服、作業着など:事前にサイズ確認が必要です。

・パソコン:メールアドレスを含めすぐに使えるようにネット環境を整備してください。

・その他、業務用携帯や事務用品などを準備します。

 

退社すると連絡がとりにくいので漏れのないように!

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退社の際にも法律に則った手続きや社内で決められた事項に基づいて行うことが数多くあります。また、退社時は、退社した後に連絡が取りにくくなるケースも多く、返却や提出が必要になったときになかなか対応してもらえず担当者が困ることも少なくありません。この点が入社時と大きく異なる点です。退社前に済ませておくことを確認し、漏れのないようにしましょう。

本人から返却してもらうものは健康保険証です。本人と扶養親族の分もすべて回収します。また、社員証や社章、社外秘の資料などもあいまいにせず、きちんと回収してください。さらに、制服やパソコンなど会社からの貸与物の返却を確認しましょう。

退社時に事業所が行う手続き、本人に渡すものは以下の通りです。

  • 雇用保険

「雇用保険被保険者資格喪失届」の手続きは、本人が「離職票」の交付を希望しているときや59歳以上の人が辞めるときには「雇用保険被保険者離職証明書」の作成も必要です。資格喪失届に離職証明書を添えて所轄のハローワークに提出するとハローワークから「離職票」が交付されるので本人に渡してください。

なお、被保険者喪失届の提出期限は『翌日から起算して10日以内』です。

 

  • 健康保険と厚生年金保険

退社の事実が発生してから『5日以内』にそれぞれの「資格喪失届」を提出することが必要です。また、国民健康保険への切り替えなどに必要な「健康保険脱退証明書」を作成し、本人に渡します。

なお、「健康保険任意継続」を希望する人も少なくありません。健康保険に2か月以上の加入などの利用条件を満たす人には希望を確認してください。手続きは年金事務所で行います。

 

  • 税金関係

住民税を「特別徴収」の方法で給与から天引きしていた場合は、市町村に「給与支払報告に係る給与所得異動書」を提出する必要があります。所得税の「源泉徴収票の交付」は退職の日から1か月以内です。

退職後の履歴書等の個人情報の保管

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入社時の準備のところでも説明しましたが、労働基準法では雇入れや退職に関する書類の保管義務や期間を定めており、保管期間は「3年間」となっています。しかし、最低の保管期間で破棄してしまうと支障を来す可能性もあり、一方、むやみに長期間にするのはマイナンバーも含め個人情報を適正に管理するうえでは好ましくません。

厚生労働省は個人情報に関する指針の中で、継続した個人情報の安全管理や利用目的以外の利用禁止などの留意点を示しています。「雇用管理に関する個人情報の適正な取扱いを確保するために事業者が講ずべき措置に関する指針」などを参考にして個人情報管理について社内で検討しておく必要があるでしょう。

なお、民法の債務不履行で生じる損害賠償債務の時効を考慮した場合、10年間の保管が必要であろうといった指摘もあります。

必要な手続きをしっかりチェック!

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入退社ごとに「本人にしてもらうこと」、「事業所が行うこと」を分けてチェックしましょう。

  • 入社時

◇本人 → 事業所へ提出

□入社承諾書        □誓約書      □身元保証書 

□住民票記載事項証明書の写し        □給与の振込口座

□雇用保険被保険者証(加入していた場合)   

□健康保険被扶養者(異動)届の記入(扶養親族がいる場合)  

□年金手帳   ⇒  基礎年金番号を確認後に返却 

□前職の源泉徴収票(入社した年のもの) 

 

◇事業所が準備しておくもの

□労働者名簿  □賃金台帳  □出勤簿   □タイムカードなど勤怠管理用 

□社員証    □社章    □名刺    □組織図    □制服 

□パソコン   □携帯    □ネット環境の整備      □メールアドレス

 

◇事業所が行う手続き

□雇用保険資格取得届 

□健康保険資格取得届    ⇒  □扶養者(異動)届

□厚生年金保険資格取得届  ⇒  □第3号保険者届

□住民税の徴収方法の確認

 

  • 退社時

◇本人 → 事業所へ返却

□社員証    □社章     □名刺    □社外秘密資料など

□制服     □パソコン   □携帯    □健康保険証(本人・扶養者分) 

 

◇事業所 → 本人に渡す

□雇用保険被保険者証(返却)  □離職票   □雇用保険被保険者離職書

□健康保険脱退証明書      □給与所得の源泉徴収票 

 

◇事業所が行う手続き

□雇用保険資格喪失届

□健康保険資格喪失届      □健康保険任意継続(希望者)

□厚生年金保険資格喪失届

□給与支払報告に係る給与所得異動書(特別徴収の場合)

 

まとめ

入社と退社のときには多くの手続きがあり、やや似たようなものもあるため混乱しやすい面があるでしょう。しかし、チェックリストを参考にして一つひとつ確実に行っていけばこなせる仕事ともいえます。

提出先が遠方などの場合、手続きに出向くことは負担感が大きいものです。電子申請など手続き方法も選択肢が広がっているのでうまく活かして、労働者の入社と退社の手続きをできるだけスムーズに行いましょう。

引用文言:「雇用管理に関する個人情報の適正な取扱いを確保するために事業者が講ずべき措置に関する指針について」
引用元:厚生労働省
http://www.mhlw.go.jp/topics/2004/07/tp0701-1.html

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