内容証明郵便とは? 実際の出し方や、効力を解説

カテゴリ:コラム 投稿日: 2018.5.15 tag: ,

内容証明郵便とは、「いつ」「誰が」「誰に」「どういう内容の」郵便を送ったかを証明する郵便を指し、未払い賃金の督促や契約の解除通知などの場面で利用されます。内容証明郵便に法的な効力はありませんが、相手に対して決然たる態度を示し、心理的な効果を与えるために利用できます。今回はそんな内容証明郵便について、実際に出す際の手順や、考えられる効力について解説します。

内容証明郵便の概要

日本郵便は、内容証明は「いつ、いかなる内容の文書を誰から誰宛に差し出されたかということを、差出人が作成した謄本によって当社(郵便局)が証明する制度」と説明しています。そして、「当社が証明するものは内容文書の存在であり、文書の内容が真実であるかどうかを証明するものではありません」、「内容文書とは、受取人へ送達する文書をいいます。謄本とは、内容文書を謄写した書面をいい、差出人及び差出郵便局において保管するものです」と注意書きが付されています。

以上の情報を簡潔にまとめると、内容証明郵便とは、「差出人が受取人に送付する文書のコピーを保存して、送付の事実と、その内容の不変性の担保を行う郵便」であると言えます。

 

内容証明郵便の使い所

定義だけではイメージが把握しづらいので、具体的な例を想定して内容証明郵便の使い方を見ていきましょう。

顧客Aは、銀行Bから1,000万のローンを借り入れていますが、事業に失敗し、毎月のローン返済を3ヶ月も滞納している状況だとします。しびれを切らしたBは、Aに対してローンの返済を促すために、「3ヶ月の滞納分」を請求額とし、「翌月15日まで」の期日内に納めるようにと明記した請求書を送付しました。これが上の概要で述べた「内容文書」になります。

さて、請求書を受け取ったAですが、もちろん今まで1ヶ月ごとの返済も不能だったのですから、3ヶ月分も一気に支払うことなど到底できません。追い詰められたAは、この請求書の存在自体を無視して、しらを切ることにしました。請求書が存在しない、あるいは届いていないということにしてしまえば、返済の期日を後に延ばせるのではないかと考えたのです。

ここで、3つのケースを考えてみましょう。

  • Bが請求書のデータを行内に保存していなかった場合
    このとき、Aの目論見は成功する可能性が高いです。Aが「請求書など届いていないし、そもそも存在していない」と言い切ってしまえば、B側にその請求書の存在を証明する手立ては存在しません。Aは思惑通り、請求を逃れることができます。
  • Bがデータを保存していたが、内容証明郵便を使っていない場合
    仮にBが請求書のデータを自社に保存していたとしても、法的な観点からは、これだけでは請求書が存在していたという事実の証拠として不足しています。なぜならそのデータは当事者であるBが用意したものであるため、恣意的に内容を改竄できる余地が残るからです。Aが「そんな請求書は受け取っていない。銀行が都合よく後から作ったものに違いない」と言ってしまえば、銀行にそれが誤りだと客観的に証明する手段が存在しないのです。
  • Bが内容証明郵便を使ってデータを保管していた場合
    この事例において、郵便局は第3者であり、それも企業の性質上、極めて中立的な立場にあると言えます。したがって郵便局が「この請求書はこの内容で確かに存在しており、何日付でBからAに送付された」と証明すれば、Aとしては反論の余地はありません。Bは当初の予定通り、Aに返済義務を遂行するよう促すことが可能です。

このように、内容証明郵便は企業と顧客のやりとりにおいて、契約の誠実な遂行を補助する役割を持つという意味で、大変に重要な手段となります。

 

内容証明郵便の出し方

内容証明郵便は、普通の郵便と同じような手順で発行できるわけではありません。ここからは、内容証明郵便の差し出しにおける注意点を説明していきます。

まず、内容証明郵便は全ての郵便局において差し出し可能というわけではありません。差し出すことができるのは「集配郵便局」と「支社が指定した郵便局」のみなので、事前に対応が可能な郵便局を確認しておきましょう。

内容証明郵便に対応している郵便局が見つかったら、次は必要書類の提出です。

まず、受取人に送付する内容文書(請求書など)の原本を作成しましょう。これは、その郵便局によって、受取人へ確実に配送されるものです。次に、その原本をコピーした謄本2部を用意します。これは1部が郵便局に保存され、もう1部は差出人が保存します。その他には、差出人および受取人の住所氏名を記載した封筒も必要です。これに内容文書の原本を入れて、受取人宛に送付します。

このとき、内容文書、謄本、封筒のいずれも、用紙の大きさや材質、記載用具の種類は問いません。ただし、謄本に関しては字数と行数の規定があり、字数のカウント方法にも細かなルールが存在します。

  • 縦書きの場合:1行20字以内、1枚26行以内
  • 横書きの場合:以下の3通り
    ・1行20字以内、1枚26行以内
    ・1行13字以内、1枚40行以内
    ・1行26字以内、1枚20行以内

字数の計算方法

記号は1個1字としてカウントします。例えば、「$」は1字です。ただし単位の表記など一部例外がありますので、カウント方法を以下に示します。

  • m(メートル)は、1字です。
  • ㎝(センチメートル)は、2字です。
  • ㎥(立方メートル)は、2字です。
  • ㎤(立方センチメートル)は、3字です。

各種の括弧は初めと終わりをワンセットで1字とカウントし、字数は初めの括弧が属している行に含めます。

  • 「お送りいただいた文章(4月10日)」という文章は、16字です。
  • 「先日お送りいただいた文章(4月10
    日)」という文章は、1行目が17文字、2行目が1文字です。

文字や数字を丸や四角などの枠で囲んだ表記は、その文字数に枠を1文字分として足してカウントします。ただし、その文字記号が文章の順番を示すものとして使われている場合は、まとめて1文字として計算します。

  • 「①」という記号は、2文字です。
  • 「①要件について」という文章は、①が順番を示す記号として使われているので、7文字です。
  • 「上記の①の注意事項について」という文章は、基本的なカウントの仕方を適用して、①は2文字分となり、計14文字です。
  • 括弧についても同様のことが言え、「(2)」という表記は2文字です。
  • 「(2)料金について」という文章は、(2)が順番を示す記号として使われているので、7文字です。
  • 「上記の(2)の注意事項について」という文章は、基本的なカウントの仕方を適用して、14文字です。

大まかな注意事項は以上の通りです。差し出す内容文書の種類によっては、特殊な表記に郵便局がどう対応するのかわからないこともあるので、その場合、まずは郵便局に持って行って問い合わせてみるのがよいでしょう。

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まとめ

内容証明郵便は、第3者である郵便局が内容文書の存在を保証するという性質を活かし、文書の受取人に対して差出人の立場が一貫しており、明確であることを示すことができます。これにより、契約の誠実な履行を求める圧力などを、丁寧でありながら正式な形で受取人に与えることができるという点で、心理的な効果を発揮します。正しい手順と使い所を把握し、企業の健全な運営のために効果的に使用していきましょう。

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