【総務担当者必見!】総務がやるべき下半期のタスクまとめ

カテゴリ:総務のおいしい話 投稿日: 2017.10.3 tag: , , ,

10月より事業年度の下半期がスタートし、企業は目標達成に向けた軌道修正や、年末・期末の繁忙期のタスクに追われることとなります。somu-lierではこれまで、総務担当者が行うべきタスクについて多数紹介してきましたが、今回は下半期の総務担当者のタスクの中でも特に重要な業務について、月ごとにおさらいしていきます。

10月の業務内容

この時期は、労働者の働き方、リスク管理などの総務業務を見直し、下半期の目標に向け軌道修正を行う時期となります。

全国労働週間、健康強調月間

10月は全国労働衛生週間・健康強調月間が実施されるなど、労働者の健康確保や職場環境の改善に努める時期です。ストレスチェック制度の活用や、健康診断の実施、治療と就労の両立など、健康と労働の問題に関してこれを機に再考しましょう。

労働者の健康に関しては、以下の記事で詳しく解説しています。

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  定期健康診断にプラス!二次健康診断を活用し、社員の過労死を防止しましょう

  「治療」と「就労」—両立のため適切な職場環境をつくりましょう

内定式・内定者フォロー

優秀な人材を確保しておくためには、内定者のフォローが必須です。somu-lierでは、心理学の「態度変容プロセス」に基づく内定者フォローなどの具体的な事例を紹介した資料を作成しています。以下の記事より、是非ダウンロードしてみてください。

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  内定辞退が止まらない……。学生を逃がさない「内定者フォロー」のススメ

高齢者雇用支援月間

少子高齢化が進む中で、高齢者が活躍できる労働環境の整備が重要視されてきています。企業としても、生産性の向上や勤務負担の軽減等のメリットがあるため、ぜひ検討してみてはいかがでしょうか。高齢者雇用の現状や実例、また雇用する際の助成金に関しては以下の記事をご参照ください。

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  徹底解説! 高年齢者雇用の方法やそのメリットは?

 

11月の業務内容

11月は、繁忙期となる年末の事前準備として、年賀状やお歳暮などの準備や、法人税などの確定申告などの業務を進めておきましょう。

法人税の確定申告・納付

年末は繁忙期となるため、法人税の確定申告は早めに進めましょう。確定申告の際に必要となる法人税などの計算方法については、以下の記事にて掲載しています。

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  【経理担当者必見!】企業が納めるべき税金一覧

労働時間適正化キャンペーン

過重労働問題が取り沙汰される中、11月は厚生労働省によって「労働時間適正化キャンペーン」と位置づけられており、以下の取組が推進されています。

  • 時間外・休日労働の削減
  • 健康管理に関する措置の徹底
  • 労働時間の適正な把握

労働時間の適正な把握にあたっては、平成27年の1月末に「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」が厚生労働省より公表されています。具体的な内容については、以下の記事を参考にしてください。

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  勤怠管理がますます重要に!厚労省、労働時間の適正な把握のためのガイドラインを公表

 

12月の業務内容

12月は、年末に行う大掃除のタイミングで社内環境の整備や充実を行う時期となります。

法定保存期間の過ぎた書類の整理

企業が取り扱う文書の中で、法令で保存を義務づけられているものを法定保存文書といいます。法定保存文書の保存期間を正確に把握し、保存期間の過ぎた書類は整理して社内環境を改善しましょう。法定保存期間や起算点は、文書に応じて異なります。詳しくは、以下の記事で解説しています。

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  法定保存文書の保存期間をマスターしましょう!-主な法定保存文書と保存年限一覧-

年賀状の準備・発送

デジタル化が進んだ今でも、ビジネスシーンにおいて年賀状は大事なツールです。年賀状でタブーを犯さないように慎重に準備を進めましょう。年賀状を取引先に書く際の敬称や忌み言葉などの注意点は以下の関連記事をご参照ください。

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  上司や取引先への年賀状マナー!やってはいけない10のタブー

 

1月の業務内容

残り四半期となるこの時期は、経理業務や予算と実績の分析が重要な時期となります。一方で、顧客対応や挨拶回りなどの漏れがないように注意する必要があります。

固定資産税の償却資産に関する申告

固定資産税の償却資産に関する申告は、1月末が締め切りとなっています。ここで申告した償却資産をもとに、減価償却によってその評価が定められることとなります。減価償却の計算方法の詳しい説明や、減価償却が必要となる資産の種類などの詳しい説明は、以下の記事で解説しています。

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  固定資産の管理、できていますか?減価償却の仕組みや計算方法を紹介!

労働保険料第3期分の納付

概算保険料額が40万円以上の場合など、一部の場合に労働保険料は3回に分割して支払うことが可能であり、その第3期分の納付時期は1月となっています。労働保険は、例年6月1日〜7月10日の期間中に年度更新を行い、その保険料を概算します。労働保険や年度更新の詳細については、以下の記事で解説しています。

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  労働保険の年度更新について解説

 

2月の業務内容

期末まで残り2ヶ月となる2月は、最終的な目標達成に向けた業務が重要となります。それと並行して、来期に向けた社内規程の見直しや経費削減案の検討を行いましょう。

社内規程の見直し

業務体制を改善する上で、社内規定を見直す必要性について年度末に議論を行う必要があります。社内規程整備に不備がないか確認する場合は、以下の記事における資料を活用してください。

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  【成長期のスタートアップ企業必見!】社内規程整備のイロハ

経費削減策の検討

新年度に向けて、財務状況改善のための経費削減策を検討する必要があります。経費削減策としては、書類の電子化など消耗品に関する対策や、各種サービスの契約先の精査などが挙げられます。企業のペーパーレス化については、以下の記事をご覧ください。

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  企業のペーパーレス化に取り組む方必見!ソニービジネスソリューションのデジタルペーパーとは?

 

3月の業務内容

事業年度末となる3月は、年度目標の達成度合いの把握や、その結果を来期に活かす取り組みを開始する時期です。また、経営方針や組織改正の内容を会社内外に発表する時期でもあります。

36協定の更新・届出

1年ごとに締結して届出を行わなくてはならない「36協定」を年度単位で締結する場合、年度末までにその業務を完了する必要があります。36協定においては届出日が協定の発効日となるため、届出が遅れると労基署調査において指摘される事態になりかねません。36協定と労基署調査については、以下に記事で解説しています。

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まとめ

総務のタスクは多岐にわたる上、締め切りが伴うものが多いため、是非本記事を活用して忘れずに業務を行いましょう。

 

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「中小企業のバックオフィス担当者がやらなければならない総務業務は範囲が広く、季節・時期によっても業務内容も変わってくるので把握しづらい!」という声をもとに、somu-lierでは総務業務の一覧表を作成しています。

この本資料では、初めてバックオフィス担当者として働く方を対象に、総務業務の全体像を紹介しています。長期的な見通しを持って業務に取り組むため、お役立ていただけると幸いです。

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