テレワークの普及に併せて、オフィスの在り方も多様になってきています。代表的なものとして、オフィスのフリーアドレスが上げられます。会社に個人席を設けるという考えをやめる事でオフィススペースの最適化や、社員間のコミュニケーション促進を目的にフリーアドレスを採用する企業が増えています。制度を正しく理解し、自社に合った利用をする事で、大きく変化した「ワークスタイル」に寄り添った運営が出来るかもしれません。今回は、フリーアドレス制度やおすすめの不利アドレスツールについて解説していきます。
フリーアドレス制度をチェックしよう
フリーアドレス制度とは
フリーアドレスとは、従来のオフィスのように自分の固定席を持たずに、仕事内容や状況に応じて、社内の空いている席を自由に使って仕事をするやり方です。固定の個人席を設けない事でオフィスのエリアを有効活用する事が出来ます。
フリーアドレス制度のメリット
フリーアドレス制度のメリットは以下のとおりです。
- オフィススペースの有効活用
- コミュニケーションの活性化
- 個人の働き方の多様化
オフィススペースの有効活用
オフィススペースの有効活用については、固定席の場合、席が空いている時間帯も多く、その分のスペースを有効活用することができません。
しかしフリーアドレス制度を活用することで、空いている席を自由に使えるため、オフィススペースをより効率的に利用することができます。
コミュニケーションの活性化
コミュニケーションの活性化については、固定席の場合、席が近い者同士でしか意見交換ができません。フリーアドレス制度を導入すると、これまで遠くの席にいた人や部署・チームが異なる人とも気軽に触れ合えるようになります。 そのため、社員同士のコミュニケーションが活性化し、新たなアイデアやコラボレーションが生まれる可能性が高まります。
個人の働き方の多様化
個人の働き方の多様化について、社員は自分の働き方に合わせて席を選ぶことができます。 例えば、集中して仕事をしたいときは静かな席、チームで仕事をしたいときは打ち合わせスペースなど、その時々の状況に合わせて最適な席を選ぶことができます。
関連記事：
・自由な働き方を実現するABWとは？フリーアドレスとの違いについて解説
・座席にとらわれない柔軟なオフィス、「フリーアドレス」とは？
フリーアドレス制度のデメリット
フリーアドレス制度のデメリットは以下のとおりです。不特定多数の人が使うという性質上、利用に際して注意すべき点があります。
- プライバシーの確保が難しい
- 荷物や機密情報の管理が煩雑になる
- マネジメントが難しくなる
プライバシーの確保が難しい
固定席の場合は自分のデスクは自分のスペースとして確保することができます。しかし、フリーアドレス制度の場合は他の社員が自分の席を使う可能性があるため、プライバシーの確保が難しい場合があります。通常の業務においてもデスクに資料を出したままにせず、パソコンやスマートフォンも暗証番号を設定するなどのセキュリティ対策が必要です。
荷物や機密情報の管理が煩雑になる
固定席の場合、自分のデスクに荷物を置いておけば問題ありませんが、フリーアドレス制度の場合は席を移動するたびに荷物を持ち運ぶ必要があります。
そのため個人情報や社外秘の情報などが漏洩するリスクがあるため、こういった情報を取扱う業務をフリーアドレスで行うことは避けるべきです。
機密情報を取扱う業務は専用のエリアを容易するといった対策が必要です。
マネジメントが難しくなる
固定席の場合はチームの進捗状況を把握しやすいですが、フリーアドレス制度の場合は「誰がどこでなにをしているのか」を把握するのが難しくなります。アクセスの良さや設備が充実していることから人気があるエリアは満席となる可能性があります。
必要な時に使えない事態を避けるため、可能であれば予約の仕組みなどを用意しておくと安心です。
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フリーアドレス制度を最大限に活用するために
フリーアドレス制度の問題点としては以下のとおりです。
- 誰がどこに居るのかわからない
- 人気のあるエリアと人気がないエリアが発生してしまう
誰がどこに居るのかわからない
この問題を解消するためには、ワークスペースの席配置やレイアウトを工夫することやコミュニケーションツールを活用することが考えられます。レイアウトを工夫することで、誰がどこに居るのか把握がしやすくなります。
例えば、部署やチームごとにエリアをまとめたり、席に名前や役職を表示したりすることで、誰がどこに居るのかをすぐに確認することができます。さらに、コミュニケーションツールを活用することで、ワークスペース内やリモートワーク中の社員とも円滑にコミュニケーションをとることができます。例えば、チャットツールやWeb会議システムを活用することで、チーム状況を把握したり、指示を行うことができます。
人気のあるエリアと人気がないエリアが発生してしまう
折角フリーアドレスにしたのに、活用されているエリアと人気が無いエリアに分かれてしまう場合があります。人気のあるエリアに集中してしまうことで、オフィス全体の活気が失われる可能性もあります。それではフリーアドレスの意味がありません、人気のあるエリアを特定し、人気の理由を調査・分析することで、なるべくエリア全体が均一に利用されるようにする必要があります。
課題解決のためのフリーアドレスサービス6選
フリーアドレス6サービス比較表
Nimway（ニムウェイ）
Nimwayは、座席･会議室管理･予約からデータ分析を可能にする､フリーアドレスやABWに対応した座席管理システムです｡シンプルな操作性でITリテラシーの低い従業員でも利用が容易であり､座席や会議室の入退室管理が行えるためオフィスセキュリティ対策の強化を支援します｡
ワークスペースの管理・予約からデータ分析までを可能にし、フリーアドレス導入・運用をサポートするサービスです。利用者の携帯電話へアプリをインストールする事でオフィスのどこに居るかを知る事も出来ます。
Colorkrew Biz (カラクルビズ)
Colorkrew Bizは、「名もなき仕事」を減らすグループウェアです。名もなき仕事と呼ばれる、例えばスケジュール調整やワークスペースの座席管理、備品の棚卸しや郵便物の送付などの業務を改善するビジネスコンシェルジュツールです。デジタル化・自動化することで、社員の働き方をより効率的かつ生産的なものにすることで、本来の業務に集中するシステムを提供しています。
EXOFFICE (エクスオフィス)
EXOFFICEは､オフィスにBLEタグやカメラなどのセンサーを設置し､従業員やモノの位置情報､環境情報を収集するIoTソリューションです｡オープンプラットフォームを採用し､オフィスの環境や課題に合わせて様々なセンサーやデバイスを追加することができます｡情報を分析することで､オフィスの利用状況や働き方を見える化し､オフィスのデジタルツインを実現しています｡
Becapp Here(ビーキャップヒアー)
Becapp Hereは､オフィスに設置したセンサーやカメラから収集したデータを独自開発したAIを活用することによって､精度の高いデータ分析を実現するIoTソリューションです｡オフィスの利用状況や働き方を見える化し､効率的なワークフローの構築･コミュニケーション活性化を支援しています｡
YourDesk (ユアデスク)
YourDeskは､座席位置の自動最適化や濃厚接触者把握などの機能に特化した座席管理システムです｡従業員の働き方を分析し､最適な座席配置を自動で生成します｡オフィス以外に自宅や作業場所をデスク登録することができるので､新しいかたちのフリーアドレス運用を実現しています｡
Acall
Acallは､オフィスのデジタルツインを実現し､働き方改革やオフィスの効率化を支援するソリューションです｡フリーアドレスを快適にする座席予約を実現し､オフィスの利用状況､予約状況をリアルタイムに確認することができます｡これらの情報をフロアマップが表示されたサイネージに表示することでスマートなオフィス体験を実現します｡
まとめ
大きく変化する「ワークスタイル」により、オフィスも新しい形の職場として注目されています。フリーアドレス制度はオフィススペースを活用できるだけではなく、働くエリアの選択肢を増やして、社員間のコミュニケーション促進し、エンゲージメントの向上にもつながります。一方でセキュリティ対策や、過密エリアなどが原因で返って働きにくくならないような工夫をする必要はありますが、上手に活用すれば高い生産性が期待できます。ワークスペースの活用状況の分析や、定期的に社員へ働き方についてアンケートを実施することで、新しいオフィス、新しい働き方に関して都度見直すことで社員の満足度向上が狙えるかもしれませんね。
