働き方改革実現に向けて社内のITインフラを見直しませんか?

カテゴリ:総務のおいしい話 投稿日: 2018.11.5 tag: , , ,

働き方改革が推進されていく中で、ITインフラの重要性はより際立ったものとなってきています。長時間労働の改善や労働生産性の向上、ワークスタイルの多様化、ワークライフバランスの向上といった問題を解決していくために、社内のITインフラを整備することは必須といえます。今回は、働き方改革を進める上で役立つITツールやIT開発支援事業について紹介していきます。

働き方を変えるためになぜITが必要か

働き方改革においては、ITツールを活用することの重要性がしばしば叫ばれます。それは、従来とは異なる働き方を取り入れる際に、ITツールによる障壁の除去や効率化が不可欠だからです。

例えば働き方改革の一環としてリモートワークを社内で普及させようとする場合、従来のシステムのままでは、社内から情報を持ち出す際の安全性の確保が難しいことが障壁となり、リモートワークで遂行可能な業務の幅が限られてしまうといった事態が考えられます。そこで適切なITツールの導入により社内のファイルを安全かつ柔軟に社外でも扱えるようになれば、このような事態は回避されます。

効率化に関してもITツールが役立ちます。同じリモートワークを例に出して考えると、リモートワークはその勤怠管理が複雑になりがちで、総務部の事務量が増えてしまうことが懸念されます。しかし、リモートワークであってもどれだけ働いているかを自動で記録するITツールを用いれば、従来とさほど変わらない事務コストでの管理が可能となります。

したがって、ITツールの活用は働き方を変えるための障壁の除去や働き方を変えるための効率性向上に大きく役立つといえるでしょう。

 

ITツール活用の具体例

紙データの電子化

紙によるデータの管理は、常に紛失の危険性がつきまとい、またその全てを持ち歩くことができないことから、機動性を阻害する要因となります。オンラインで安全に文章を共有し、編集し、検索できる体制を設けることは、先述のリモートワークにおいてのみならず、業務効率の改善という観点からも非常に重要です。特に変更が繰り返されるドキュメントの場合、同時に編集できたり、誰が編集したかが分かるようにしたりすることで、ドキュメント編集のためのコミュニュケーションが容易になります。

業務文章だけでなく、名刺データの管理も電子化による効果が大きい分野です。名刺は紙でもらうため、そのまま紙で保存することが多いですが、アナログのままにしておくことは社内全体でのコネクション共有を困難にし、機会損失につながるかもしれません。近年ではスキャナーでのスキャンやスマートフォンでの撮影などによって、手作業でのデータ入力をせずとも簡単に名刺データを取り込めるアプリケーションが登場しています。その結果、名刺の電子化・社内共有の技術的なハードルはかなり低くなっています。

チャットツールの活用

社内外でのやり取りを電話で行おうとすれば、電話の相手が電話に出るまで要件を伝えることができず、相手が不在の場合は何度も電話を掛け直さないといけません。また電話はテキストに比べて手軽ではありますが、聞き間違いや聞き忘れも発生しやすく、何度も確認を要する場合があります。それに対してメールでのコミュニュケーションは、ビジネスメールの形式を守る必要があるために本題と関係ないことを多く書かなければならず、返信が後回しになりがちです。

そこでチャットツールを導入すれば、簡単かつ簡潔に応答することが可能になり、業務の効率化とスピードアップが期待できます。チャットツールによっては外部サービスのAPIと連携が可能なものも多くあり、単なるコミュニュケーションツールにとどまらない活用方法が期待できます。例えば、社内で共有しているドキュメントに変更があればチャットで通知をするボットを設けるなどのことが可能となっています。

ビデオ会議の導入

会議のための移動や出張は、時間的・経済的コストを多く発生させます。近年は業務用に帯域とセキュリティを確保した優れたビデオ通話アプリケーションが多くあり、このようなアプリケーションの活用によってこれらのコストを削減することが可能です。

ビデオ会議導入の際にはアプリケーションの導入だけではなく、マイクやディスプレイの購入、安定した通信に耐えうるインターネット環境の導入などが必要になることもあります。社員の自宅でビデオ通話を行う場合などに、会社がどこまで物品供与するのかを事前に定めておく必要があります。

ITを活用した勤怠管理

先述のようにリモートワークを導入した場合など、企業は社員がどれだけ働いているのか把握することが困難となりますが、企業は依然として彼らがどれだけ働いたかを記録する義務があり、同時に彼らの働きすぎを防がなければなりません。だからといって勤怠管理の担当者の人数を増やすことは現実的ではないので、代わりにITツールを活用することになります。

例えば、タイムカードではなくパソコンや携帯電話から打刻できるようになると、物理的な出社や入社がなくとも、いつでもどこでも正確に労働時間を記録できるようになります。中には社員のパソコンの画面を自動でキャプチャすることで、部下がどのような作業をしていたかを上司が実際に確認できるツールも存在します。

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まとめ

働き方改革を行う上での障壁の除去や仕事の効率性向上に対し、ITツールは大いに役立ちます。まずは業務全体のフローを見て、従来の業務のどこにITツールで改善可能な点があるかを洗い出すことが、働き方改革を進めるはじめの一歩といえるでしょう。

 

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