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テレワークでの円滑なコミュニケーションに役立つ、おすすめツール5選!

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公開日:2018.4.10 最終更新日:2020.3.2

テレワークの導入に対する懸念として多く挙げられるのが、円滑なコミュニケーションが阻害されないかということです。テレワークにより様々な場所で別々に仕事をするようになると、オフィスにおける対面での会話と比べてコミュニケーションがとりづらくなるのはないかと予想されます。今回は、テレワーク導入の際にコミュニケーションを活発かつ効果的にするための方法やツールを紹介します。

テレワークとは

そもそもテレワークとは、tele(遠距離の)とwork(働く)からなる造語で、離れた場所で行う仕事全般を指します。総務省による定義では「ICT(情報通信技術)を活用した、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方」となっており、働き方改革の一環として近年では国を挙げて普及が推進されています。テレワークの形態は、雇用関係と就業場所の組み合わせによって4種類に区別することができます

  • 雇用型かつモバイル型
    企業に勤務していて、働く場所を固定せずに仕事している場合です。サテライトオフィスでの勤務もこの項目に分類されます。
  • 雇用型かつ在宅型
    企業に所属していますが、もっぱら在宅勤務で仕事を行っている場合です。
  • 自営型かつモバイル型
    自営で仕事を行っていますが、コワーキングスペースなど自宅以外の場所を利用している場合です。いわゆるノマドワーカーはこちらに含まれます。
  • 自営型かつ在宅型
    企業には属さず、外出することなく自営の仕事を行っている場合です。

見込める効果

企業へのメリット

  • 障がい者などの、様々な理由から会社への通勤が難しい人材を雇用しやすくなる
  • オフィスの小規模化によるコストの削減
  • 生産性の向上
  • 社会的イメージの向上によって人材確保にも貢献

労働者へのメリット

  • 通勤時間やストレスを減らし、居住地をより自由に選択できるようになる
  • 介護や子育てと仕事の両立がし易くなる
  • ワークライフバランスの実現
  • 突然の病気や怪我にも対応しやすい

以上からも明らかなように、テレワークの導入による多様な働き方の実現は、社会的にも少子高齢化対策や社会的弱者への援助、環境問題対策に繋がることが見込めます。

関連記事:
多様で柔軟な働き方、テレワーク導入のすすめ
「お試しサテライトオフィス」を活用し、テレワークの実施を検討してみませんか?

 

テレワークを上手く活用するための情報通信システム

テレワークを導入するにあたり重要なこととして、労働者の管理体制の見直し、安全な情報通信システム、テレワークを行う労働者の労働環境の調整などが挙げられます。以下では、この中でも特に情報通信システムを取り上げて解説します。

情報通信システムの課題

テレワークを行う企業では、労働者による企業の情報の社外持ち出しや社外放置が多発する他、バラバラな勤務時間であっても頻繁に連絡をやり取りするようになり、こうした状況は企業情報の機密性の低下に繋がる恐れがあります。したがって、安全性が高く、迅速で臨機応変な対応ができるシステムの導入が必須となります。同時に、そのシステムは労働者の勤怠管理から、素早い資料ダウンロードや保存、操作性の高いチャット、会議の円滑化まで、様々な機能を備えたものであることが望ましいです。

通信活発化のために

以上のことから、テレワークにおける活発なコミュニケーションの実現には、適切な情報通信システムの選択が非常に重要となります。総務省の平成22年版情報通信白書は、テレワーク導入の際のコミュニケーションの問題について、業務やマメジメントのプロセスを変えていくことで改善できると結論づけています。しかしながら、これはコミュニケーションツールを用いた場合を想定してのことであり、やはり基盤となるシステム無くして円滑なコミュニケーションは望めません。

実際に情報通信システムを導入する際には、自企業内で開発する、他企業に自企業のシステム構築を委託する、専用のデバイスを採用する、特殊なツールを使用する、テレワーク専門のコンサルタントを雇用するなど、様々な手段が考えられます。システム開発を1から行うのは膨大な手間やコストがかかるため、他企業で既に完成され公開されているツールを無料または低料金で使用する企業も見られるようになっています。また、テレワークに取り組む中小企業には国から助成金が支給されるため、条件を満たす場合はそれも念頭に置きつつ検討すると良いでしょう。

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テレワークの実現に求められる情報セキュリティ対策とは

 

テレワーク活用に便利なツール

テレワークによる労働体制の柔軟化を進める上で最も着手しやすい方法は、やはり既に完成されたツールを導入することです。しかし、現在ではテレワーク向けの情報通信システムを謳うツールはあまた存在します。そこで最後に、便利なツールを5つご紹介します。

サイボウズOffice

サイボウズOfficeはサイボウズの提供する業務管理・通信ツールです。特徴的な機能に、以下のものが挙げられます。

  • スケジュール管理機能
    メンバーの予定を共有していつ誰が就業しているかを確認できます。
  • ファイル管理機能
    業務に関する資料を全て保存し、更新や復元を行えます。
  • ワークフロ―機能
    応募・申請・承認などのフォームが円滑に共有できます。

他にも、簡潔なメールツール、プロジェクト進捗表、タイムカード、アドレス名簿、人物別の表示オンオフ設定、モバイル対応、Excel機能の集約化、コミュニケーションの未読表示やリアクションボタンの設置など、業務に必要な基本的機能が全てこのツールに一元化できるという利便性が評価されています。

V-CUBE

「テレワークで日本を変える」をモットーとする企業V-CUBEが提供する一連のサービスは、V-CUBEミーティングV-CUBEドキュメントなど用途毎に細分化されています。そのなかでもV-CUBE Gateという法人専用のチャットツールでは、特にセキュリティ管理を重視した設計を売りにしており、ログの監視はもちろん、IPアドレスを特定して人物毎のアクセス制限や利用制限ができます。また、グループチャット作成の容易さ、リアクション機能、既読表示も特徴的な機能です。モバイル対応で面倒なセッティングがいらず、マイク調整など細かい部分まで気の利いている点が評判を呼んでいます。

Skype for Business

Microsoftが提供するSkypeは誰もが知っているインターネット電話サービスですが、Skype for Businessでは最大で250人もの大人数での会議が可能で、他にも録画、会議と資料操作の同時進行、モバイル対応、ホワイトボード機能と、会議を円滑化する機能が多く搭載されています。パックで購入すれば、ビジネスの様々なシーンで活躍してくれる他のOfficeソフトと併用できるようになります総務省がテレワーク促進の一環としてこのSkype for Businessを省内に導入しました。

Zoom

Zoomは、ズームビデオコミュニケーションズが提供するパソコンやスマートフォンを使って、セミナーやミーティングをオンラインで開催するために開発されたアプリです。

  • デバイスを選ばない
    Zoomミーティングがお使いのカレンダーシステムと同期され、合理化されたエンタープライズ級のビデオ会議に、デスクトップからモバイルまであらゆるデバイスから参加できるようになります。
  • 場所とデバイスを問わず参加できる
    Zoomミーティングがお使いのカレンダーシステムと同期され、合理化されたエンタープライズ級のビデオ会議に、デスクトップからモバイルまであらゆるデバイスから参加できるようになります。
  • あらゆるニーズに応えるビデオ
    内外の通信、全社ミーティング、トレーニングに1つの通信プラットフォームで対応できます。

bellFace(ベルフェイス)

bellFaceは、ベルフェイス株式会社が提供する営業に特化したWeb会議システムです。

  • スムーズな商談を実現
    お客様の事前準備が不要でアプリのインストール不要、デバイス・ブラウザの制限はなしで誰とでも5秒で接続できます。事前にファイルをアップロードし、ワンタッチで共有可能。
  • 営業マネジメントの効率化を実現
    営業担当者側にしか表示されないメモ機能もあり、営業トークのカンニングペーパーも。録画してあとから振り返ることができ、Salesforceに自動で情報連携も可能

 

まとめ

メリットの多いテレワークですが、導入に際しては労働環境にもそれなりの注意をする必要があります。今回ご紹介したようなツールを用いて、いかに便利で効率的な連絡系統を築けるかが、労働体制の柔軟化の成功において重要なポイントの1つとなります。

 

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