ユニファイドコミュニケーション(UC)を導入しましょう!

カテゴリ:総務のおいしい話 投稿日: 2018.8.20 tag: ,

ビジネスの場で活躍する便利なコミュニケーションツールが次々と登場するなか、選択肢の多さがかえって手間を増やしているという事態は、誰しも身に覚えがあるのではないでしょうか。今回は、様々な通信手段を統合するユニファイドコミュニケーションについて、その概要と利点を解説し、具体的なサービスの事例をご紹介します。

ユニファイドコミュニケ―ションとは

概要

現代のオフィスには、様々な電子デバイス、通信サービス、コミュニケーションツールなどが氾濫しています。次々と登場するこれらの機器は、確かに様々な不便さを解消して職場環境を快適にしてきましたが、それと同時に、時として機器相互の連携の悪さや、特化ゆえの機能的限定性といった新たな障害をもたらしてもいます。そのような問題を解決する1つ手段が、ユニファイドコミュニケーション(以下、UC)です。

UCとは、すべての機器や通信手段を、ネットワークで1つのプラットホームに統合することを指します。音声や画像などの様々なデータを1か所に集め、業務プロセスとも連動させることで、媒体を問わない円滑な情報のやり取りが可能なICT環境を構築します。場所や時間にとらわれない働き方が促進されている昨今、UCはますます注目を集めつつあり、様々な企業が様々な特長を持ったサービスを提供しています。

連携する媒体の例

提供する企業によりシステムは異なりますが、以下に代表的なものを挙げます。

  • パソコン、スマホ、タブレット等のどれからもアクセスできるウェブ会議
    ネットを介したチャットは場所を選ばないため便利ですが、同一のアプリや媒体からしか参加できないというアクセスの問題があります。いかなる端末からでも入れるようになれば参加の障壁が除かれ、より話合いが促進されることが見込めます。
  • アドレス帳、在席情報、メール、電話を統合した連絡機能
    誰かに連絡を取るとき、電話してもつながらず、次いでアドレス帳を探してメールを書き、それでも当人にリーチ出来ない場合は社内にいるか確認して誰かに言付けを頼んでと、行うことが煩雑です。これらを1つのシステム上で連携させて、連絡すれば同時に相手に通知がいく、アドレス帳で在席か不在かを確認できるようにするなどして手間を省く工夫を施すことで、よりスムーズに連絡を取ることが可能になります。
  • 複数人が同時に編集や閲覧できるシステム
    機能の細分化のために様々なツールやアプリが並行的に使用できないという事態を改善します。例えばチャットや電話の最中に参照したいファイル等があればアプリなどを閉じずにそのまま開いたり修正したりできる、メールや電話、FAXの機能を備えた総合受信ボックスに連絡を一元化して社内全員がアクセス可能になるようにする、といった方法があり得ます。

見込める効果

UCの利便性は認めるとしても、いざ導入するとなると、社内の環境を整えたり新たな出費が生じたりと面倒事が増えることになるのではないかと危惧される方も多いでしょう。しかし近年、セッティングやツール購入のコストは減少してきています。ここではUCの導入を迷っている方向けに、UCの利用にはどのようなメリットがあるのかを説明していきます。

  • 経費削減になる
    ひとたび導入してしまえば、システムを一元化できるため維持が簡便になり、トラブルも防ぎ易くなります。また連絡や接続手段の一本化によって、もともとデバイス購入等にかかる費用などのコストを削減することができます。
  • 業務が効率化できる
    コミュニケーションツールの選択幅によって生じる無駄を省けば、その分タスク遂行に回せる時間が増え、かつストレス軽減にもなります。更に、情報が1か所にまとめられることから管理や交流も簡便になります。これらは仕事全体のスピードアップにつながりますので、生産性の向上が期待できるでしょう。
  • 柔軟な働き方ができる
    連絡網や会議環境を整備して時間と場所にとらわれない働きができるようになれば、隙間時間の活用や在宅勤務などを取り入れて多様な就業形態を実現することができます。このことは、より臨機応変なビジネススタイルを追求することにもつながります。

 

ユニファイドコミュニケーションの事例

UCのサービスを提供する企業は多くありますが、その中でも有名なものを紹介します。

マイクロソフト

Office 365、Skype for Business、Outlookなどを提供しています。それぞれデータ共有と管理やWeb会議など専門は異なりますが、ここでは様々なケースに対応しているOffice 365を取り上げます。

Office 365は、WordやExcel、Power Point等のお馴染みのオフィスツールをパッケージしたクラウドサービスです。プランにはいくつかの種類がありますが、Skypeからの一定時間無料サービス、大容量クラウドストレージによる全データの1ヶ所での保管機能、同時会議機能、ファイル共有機能などを売りにしています。企業用のタイプはこれらに追加して、最大250人のオンラインチャット機能、メールボックス共有機能などを搭載することができます。

KDDI

こちらも人気のUC関連サービスを多く提供していますが、マイクロソフトと比べるとWeb会議や連絡の円滑化に重点が置かれます。具体的には、固定電話を廃止して、在席か否かを示すプレゼンス機能、ボイスメール機能、同時会議機能、アドレス帳等を統合するサービスや、電子機器のIPを1つに固定してPBX(電話交換機)機能をサーバー上にあげてしまうことで全連絡網を連結させるサービスなどがあります。特に電話回りについて手厚いプランとなっています。

シスコシステムズ

UC関連サービスでは大塚商会やKDDIなどとも提携している、実力の見込める企業です。Ciscoシリーズと呼ばれる多くのプランを提供しています。そのタイプは多岐に渡りますが、代表的なものはそれぞれ、Webの同時会議機能、プレゼンス機能、大型ファイル共有機能、デスクトップ共有機能、最大1,000人の使用に耐えるオンラインワーク機能、ボイスメール機能、オンラインでのプレゼンテーションやホワイトボード機能などを備えています。多彩なプランに加え、面倒な接続を廃し、安全性や費用削減の面にも配慮されたサービスが特徴となっています。

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まとめ

ユニファイドコミュニケーションのサービスや市場は、需要側から見ても供給側から見ても、この先ますますの発展が見込めます。1度導入してしまえばその後は良い効果ばかりですから、この機会を逃さず利用を検討してみることをお薦めします。

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