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総務業務のDX化推進!総務がDXを進めるポイントを解説

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公開日:2021.10.17

企業におけるDX推進は、生産性向上や競争力強化を達成するために必要不可欠です。また、総務業務においても、業務効率化や企業全体の働きやすさを実現するため、DX化は有効です。しかし、ただ闇雲に新たなシステムを導入するのでは、かえって業務効率の低下を引き起こしかねないため、業務を良く整理したうえで、目的を設定しながら取り組みましょう。今回は、DXが進められている背景や総務業務においてDXを進めるポイント、DX化を支援するサービスについて解説します。

DX推進はすべての企業の課題

世界的にDX推進の動きが高まるなか、日本でもDXによって新たなビジネスモデルを創出していこうとする取り組みが行われています。DXによってもたらされる効果は、デジタル技術を産業や社会に浸透させ、利便性や効率性を高めるというだけに止まりません。人材不足の解消や、既存システムの刷新による維持費用の低減など、さまざまな効果が期待されています。また、世界に一歩遅れる形で始まった日本企業のDXは、まだまだ大きな伸びしろがあると考えられています。今後、日本国内でもあらゆる業種でDXによるビジネスモデルの変革が起こり、生産性が向上していくことを考えると、なにもせずに傍観する姿勢でいては、競争力の低下につながるでしょう。今や、DXはすべての企業が取り組むべき課題となっているのです。

そもそもDXとは

経済産業省は、「DX推進ガイドライン」において、DXを、「企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、顧客や社会のニーズを基に、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのものや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立すること。」と定義しています。人工知能(AI)技術やIoT技術の導入、クラウドコンピューティングの活用などを活用することで、新しいビジネスを始めたり、企業内の業務効率を高めたりすること意味します。

DXによってできること

多くの日本企業がDX推進の重要性を感じているなか、正確にDXの意義を理解し、デジタル企業への変革プロセスを進められている企業はほんのわずかといって良いでしょう。DXを推進する真の目的は、デジタル技術の導入によって、企業文化(固定観念)に変革をもたらすことです。これを達成するためには、経営層と現場が一体となった事業方針の改革を行わなければなりません。企業によってDXを推進する領域や方法はさまざまであり、こうすればよいという方法は存在しないといって良いでしょう。
しかしながら、大きなビジネス変革に踏み出すためには、環境の変化に柔軟かつ迅速に対応できる社内体制を構築している必要があります。このようなDX推進のための準備態勢を整えるための改革も立派なDX推進といえるでしょう。
たとえば、営業分野では、顧客管理や架電タイミング、資料共有などが迅速にできる営業支援ツールの導入が進められています。また、製造業では、製造過程の自動化やAIによる検品システム、生産数の予測システムなどの導入によって、生産効率が大きく改善しています。そのほかの業種でも、予約システムの活用やARを活用した非対面体験の提供など、これまで日常的に行ってきた業務をデジタル技術に置き換えることで、新しい顧客層の開拓や事業の幅を大きく拡大した企業は少なくありません。

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総務部のDX推進

DXの推進は、総務業務の領域でも効果を発揮するのでしょうか?一般に、総務業務は企業の利益に直結しないため、技術革新は後回しにされがちです。また、総務部門の目的は、各部門や従業員の要望を汲み取り、働きやすい労働環境を構築することです。そのため、現場の備品管理や対面コミュニケーション、書類のやり取りなどが業務の中心であり、ほとんどの業務はデジタル化には向かないとされてきました。さらに、大部分の総務部スタッフはIT知識やプログラミングスキルを持たないため、DXといわれても、なにから始めれば良いかわからない場合も多いでしょう。しかし、このような状況は徐々に見直され、総務業務にこそDXの推進が必要であるという声が高まっています。

総務部のDXが必要な理由

総務部のDXが注目されるようになった背景には、新型コロナウイルス感染症の流行があります。多くの企業でテレワーク制度が導入された結果、従業員の勤怠管理や労働環境の整備、コミュニケーションの方法などに大きな変化が起こりました。総務業務特有のアナログな業務フローでは対応できなくなった業務もあるでしょう。また、テレワーク上のルール整備やコロナ対策などは、総務部門によって主導されている企業は多く、総務部門の業務量は増加傾向にあります。「働き方改革」で労働時間が短縮されていくなか、これらの事情に対応するためには、総務業務にもデジタル改革が必要です。

総務部でDX化できるポイント

現在、多くの企業で、WEB会議システムやクラウドストレージ、チャットツールといったデジタルツールが活用されています。これらの技術を総務部でも導入することから始めましょう。また、一歩進んだ業務フローの改善には以下のような技術導入が有効です。

  • RPAなどのITツールによる、各種事務作業や備品管理の効率化・自動化
  • 掲示板ツールによる、情報共有の迅速化
  • クラウドPBXで、社外でも代表電話対応や、内線・外線を利用するための準備
  • 電子承認や電子押印サービスの導入によるペーパーレス化
  • 備品管理システムの導入によって、環境整備のリモート化

  

総務部のDX化で注意するポイント

タスクの細分化をする

総務の業務内容は多岐にわたるため、タスクを細分化し、DX 化できる業務とできない業務に分ける作業が重要です。総務業務は、アナログ作業が多いとはいえ、実際は手作業で行った方が早い業務もあります。システムの導入が有効とされる業務内容でも、分量がそこまで多くなければ、導入コストの方が大きくなってしまうでしょう。システム導入によって、最も効率性が高まる業務から進めていくことが良いでしょう。

目的を明確化する

DXを推進することで、最終的に課題解決につながらなければ意味がありません。総務部門における、現在の大きな課題はなにか、明確化しましょう。たとえば、コロナ対策のために全社的にリモートワークが導入されている企業では、社内コミュニケーションや書面のやり取りを、すべてオンライン上で行えるような取り組みが必要です。また、総務部の業務負荷を軽減したい場合であれば、業務自動化システムの導入などが有効でしょう。このように、明確な目的があれば、導入するべきシステムに迷うことなく、新しい業務動線も構築しやすくなります。

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総務部のDX化を支援するサービス

法人向け次世代ICTソリューション「NURO Biz」

NURO Bizはコストパフォーマンスの良さと機能の多さが魅力の、法人向け次世代ICTソリューションサービスです。高速インターネット接続サービス「NUROアクセス」をサービスの基盤としており、クラウドサービスに不可欠な安定したインターネット接続を実現します。
NURO Bizは、セキュリティサービスも充実しています。ユーザーに代わって各種最新セキュリティ機器・サービスを運用しており、ユーザーは別途セキュリティ対策を講じる必要がありません。通信サービスとワンストップで提供されるので、充実したサービスを、手間をかけずに安全に利用できます。
また、クラウドサービスによるビジネスサポートも利用可能です。「NUROクラウド」では、各社が提供するクラウド型グループウェアやセキュリティ対策サービスの利用をサポートしています。

NUROアクセスの導入事例

現在取り進められているGIGAスクール構想では、小中高等学校などにおいて生徒一人ひとりにパソコンやタブレットなどのICT端末を配布します。そうした中、NURO Bizの高速インターネット接続がポイントとなり、企業や地方自治体でも導入していただくことがあります。
例えば、株式会社SIGでは新型コロナウイルス拡大の影響を受け、在宅勤務を始めましたが、多くの社員がオフィスにアクセスすることでオフィス側のネット回線が重くなってしまう、という課題を抱えていました。もともと、他のベンダーから「NUROアクセスは速い」と聞いていたことで導入に踏み切っていただきましたが、導入前後で通信速度が7倍近くになったと評価していただいています。
また、神奈川県中郡二宮町の教育委員会では、既存の回線がGIGAスクール構想実現に向けて帯域不足だったこともあり、NUROアクセスの導入に踏み切りました。オンライン授業の安定性やコストに対する高いパフォーマンスを評価していただいています。

  

まとめ

これまでDXは、企業利益に直結する領域を中心に推進されてきました。しかし、テレワークの普及や、働き方改革による業務効率化の必要性により、総務部門におけるDX化が注目されています。総務業務は、社内の多くの部門にかかわるほか、快適な労働環境の構築にも重要な役割を果たしているため、総務部門をDX化することで得られるメリットは社内全域に及ぶでしょう。デジタル革新が進む新時代に対応できる企業をつくるために、総務部門におけるDX推進を検討しましょう。

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