スケジュール共有ツールを活用し、業務効率化を図りましょう!

カテゴリ:総務のおいしい話 投稿日: 2018.3.28 tag: , ,

組織内でスケジュールを共有することは業務上の連携を容易にし、時間管理の認識を全員が持つことで業務効率化の効果も得られます。その一方でスケジュールの共有は個人情報の漏洩にも繋がる恐れがあるため、細心の注意が必要です。今回は組織におけるスケジュール共有について、メリットと注意点を解説し、オススメのツールを紹介します。

スケジュール共有のイロハ

大きな日程表の用意や予定のアップデートなど、オフラインでスケジュールの共有をするのには非常に手間がかかります。のような問題を解決するため、インターネットやIT製品の発展した現在では、様々なカレンダー・スケジュール共有ツールが開発されており、業務の特徴や目的に応じた多種多様なサービスが登場しています。業務に携わる社員全員が共通のサービスを使用し、オンライン環境でバーチャルのカレンダーに書き込みすれば、社員は好きなタイミングで予定を編集したり削除したりすることができ、他の社員のスケジュールから業務全体に関わる重大な予定まで、一目で把握が可能です。

関連記事:
【保存版】総務部の年間業務が一目でわかる!印刷して持っておきたい総務カレンダー

 

オンラインでのスケジュール共有のメリットは?

全員の相互チェック体制でミスを減らす

いつでもチェックできる統一ツールでのスケジュール共有では、可視化された1つ1つの業務を社員が随時お互いにチェックし合うことにより、タスクの期限を忘れたり、ダブルブッキングしたりするリスクを大きく減らすことができます。また、自分の業務の達成状況を周りの社員全員がオンラインで閲覧可能であるという事実は、良い意味での緊張感をもたらします。

他社員との連携が容易になる

他の社員が現在どんなタスクを抱えていて、いつまでに遂行しなければならないのかを把握することは、社員同士の連携を促進します。各人の空いている日時を共有できるので、そこで予定を合わせて協力の必要があるタスクの打ち合わせをしたり、あるいは余力があるのなら相手のタスクの手伝いをしたりと、仕事を効率化する様々な選択肢が生まれてくるでしょう。

追記・削除が容易

オンラインでのスケジュール共有ツールの最大の特徴は、共有する社員ならいつでも誰でも、スケジュールに新たな書き込みを行ったり、キャンセルになった予定を削除したり、あるいは日時を変更したりといった編集が可能である点です。これならば社員ごとに生じるスケジュール上の変化が適宜更新されていくので、スケジュール変更の混乱から生じる予定の勘違いやデッドラインの超過などのリスクを減らすことができるでしょう。

タイムラインの意識に伴う能率の向上

スケジュール共有ツールで、社員は可視化された業務全体のフローとタイムラインが把握できるようになります。目で見て「このタスクはいつまでに仕上げるもの」と意識することができるので、自ずと仕事にメリハリがつきます。頭の中でぼんやりと締め切りを意識するのと、スケジュール共有で実際に記すのとでは、その効果は大きく異なるでしょう。

 

共有する際の注意点

事前にルールを定める

たった1回のボタンの打ち間違えや自動化設定の行き過ぎで、意図しないスケジュールの改変がなされてしまうリスクが存在します。誰もそれに気づかないことも多く、業務全体に支障をきたすかもしれません。これを防ぐためには、「スケジュールに変更を加えた場合は必ずコメントにその旨を残しておく」、「変更内容を逐一チームリーダーに伝えておく」などの統一ルールを作成する必要があります。

共有設定をチェック

社員一人ひとりが、自分のパソコンでスケジュール共有の設定に気を使うことも重要です。例えば、仕事用ではなくプライベート用アカウントで間違って共有してしまうと、仕事と全く関係のないプライベートな予定や個人情報まで他の社員にすべて共有されてしまうかもしれません。各人が自らのプライバシーを守るという意識を持ち、注意を怠らないことが重要です。

また、外部への流出のリスクも考える必要があります。URLやパスワードなど、スケジュール共有の様々なデータが、何らかの不注意でインターネットを通じて外部に流出すると、それを窓口に部外者が社員全員のアカウント情報にまで到達しかねません。細部にわたる管理の徹底をしましょう。

継続的なツールの使用

様々な便利機能を持つスケジュール共有ツールですが、導入だけしてそこからのマネジメントがいい加減になっては効果が得られません。社員全体が「使って当たり前」という環境を作ることで初めて常日頃からのチェック体制や可視化が機能するようになりますから、継続した使用が大切です。

 

オススメのスケジュール共有ツール

Googleカレンダー

Googleカレンダー現在最も使われているスケジュール共有ツールと言っていいでしょう。最大手ならではの幅広い機能オプションが特徴です。

  • Googleツール全般との相互連携
    例えば、Gmailで見つかった予定をほぼ自動でカレンダーに更新するなどということもできます。Googleハングアウトとの連携もできます。
  • 直感的なスケジュール編集機能
    カレンダーの中の空欄をクリックするだけで、スケジュールのタイトルと時間を設定できます。必要であればリマインダーも設定可能です。
  • 簡単な共有設定
    スケジュール作成後、「予定を公開」ボタンを押してURLを共有するだけで、共有先のユーザーはそのスケジュールを自分のgoogleカレンダーに記入することが可能になります。また、「友達のカレンダーを追加」という機能で、他のユーザーのカレンダーとの連携も可能になります。
  • 色分けも簡単
    作成したスケジュールを右クリックすれば、11色の変更オプションが出てきます。タスク同士のスケジュール混乱も発生しません。
  • コミュニケーションツール「Slack」との連携
    近年利用者が増えてきているSlackは、様々な機能を持つコミュニケーションツールです。プロジェクトごとにチャンネルを作成したり、@(アットマーク)で特定の人物やグループにメンションを飛ばすのが容易だったりと、他のコミュニケーションツールにはないメリットがたくさんあるこのツールは、アプリ内の「App Directory」から簡単にGoogleカレンダーと連携ができます。これにより、Slack内の特定のチャンネルで予定の追加・変更や、期日の接近のお知らせが登録メンバー全員に届くようになり、非常に便利です。

以上が代表的な機能とメリットになります。ただし、Googleアカウントは仕事用のものと個人用のものと使い分けているユーザーも一定数いるため、間違ってプライベートのアカウントをカレンダーに共有しないようにしましょう。

Grmo

Grmoは企業の紹介で、「使わない機能はいらないというお客さまの声を反映しました」というくらい、シンプルさを追求したスケジュール共有ツールです。

  • スケジュールの表示方法
    「1日」「週間」「月間」の3つで変更ができたり、住所設定を行っておけばGoogle Mapで位置情報が確認できたりと、必要最小限の機能が揃っています。
  • 共有範囲の設定
    複数の業務に携わる社員がGrmoを使っていても、1つ1つのスケジュールごとに「誰に共有するか」を個人レベルで調整することができ、混乱を防げます。
  • リマインドの設定
    特に重要な予定についてリマインドが欲しい時は、スケジュールの30分前後に登録されたメールアドレス宛にリマインドメールが届きます。

複数のアプリ間の相互連携など面倒だという方は、このGrmoを使えばシンプルに、必要なスケジュールのみを社員と共有することができます。また、完全にGrmo独自のネットワークになるため、パスワードの漏えいなどがない限り意図しないプライバシーの流出もありません。月額700円で利用が可能です。

 

まとめ

インターネットやIT機器の発展により、オンラインで管理できるスケジュール共有ツールはビジネスにおいて必要不可欠なアイテムになっています。導入後には業務に携わる社員同士で頻繁にチェックしあい、継続的に利用していくことで、ミスの少ない効率的なタスク処理が期待できます。

 

総務業務の脱属人化・効率化のために

バックオフィス業務は、業務内容が幅広く、時期によって内容や頻度も変わってきてしまうので、属人化しやすいという傾向があります。この状態が長く続くと、誰がどのような業務をしているのかが不透明になってしまい、担当者の引き継ぎの際に抜け漏れが生じる、人によって業務量・難易度に偏りが生じるなど、会社に悪影響を及ぼしかねません

somu-lierでは新人バックオフィス担当者やベテラン・マネージャーの方を対象に資料を作成し、総務業務の属人化に陥らないようにする業務一覧表の作成方法について整理しています。是非、本資料を活用して、業務の効率化を図ってみてはいかがでしょうか。

こちらも読まれています:

*somu-lier(ソムリエ)では書き手を募集しています。
この記事が気に入ったら いいね!しよう
somu-lierから最新の情報をお届けします

この記事に関連する記事