バーチャルオフィスとは、仮想のオフィスのことで、オフィスの住所だけを貸し出すサービスです。住所だけの貸し出しになるので実際の作業スペースは存在しませんが、バーチャルオフィスの住所を利用して法人登記をすることができます。今回はバーチャルオフィスの概要、メリット・デメリット、バーチャルオフィスの利用に向いている業種について詳しく解説します。

バーチャルオフィスの活用が広がっている

バーチャルオフィスとは

バーチャルオフィス（virtual office）は、事務所としての機能のみをレンタルできる「仮想の事務所」です。事務所を所有・賃借することなく事業を行えるように、住所や電話、郵便などの基本情報を提供するサービスとなります。机と椅子など仕事をするスペースは備わっていないため、別途用意しなければなりません。また、バーチャルオフィスには定額料金制と従量課金制の2つのタイプが存在します。定額料金制は、コンサルティング業やセミナーなどの利用目的に向いています。住所以外にも電話番号の利用が料金に含まれているプランもあるため、顧客とのやりとりが増えても対応しやすい点が特徴です。従量課金制は、法人登記など基本的なサービスのみ最初から利用可能で、その他のサービスは都度料金を払って利用します。状況に応じて、利用するサービスを臨機応変に組み合わせたい場合に向いています。

バーチャルオフィスが注目される背景

近年、働き方の多様化やITのインフラの進歩により、様々な場所で仕事をする人が増えたことからバーチャルオフィスが注目されるようになりました。また、メディアで取り上げられる場面も増え、バーチャルオフィスの認知度が向上したことも要因のひとつです。コロナ禍でWeb会議やオンラインコミュニケーションを補完する存在として、バーチャルオフィスの注目度は今後も高まっていくと考えられます。

バーチャルオフィスでできること

バーチャルオフィスの基本サービスは住所と電話番号のレンタルですが、オプションサービスによって以下の機能の利用も可能です。

• 郵便物の受け取りや転送
  郵便サービスに対応していれば、住所を借りている企業宛の郵便物は、バーチャルオフィスの運営会社に受け取りや保管してもらうことが可能です。直接受け取りができるのか、企業への転送のみ行っているのかは運営会社によって異なるため、事前に確認しましょう。また、本人確認が必要なものや着払い、食品類などは受け取ってもらえない可能性があるので注意が必要です。
• 電話の転送や電話の受付
  バーチャルオフィスの場合、企業への連絡や問い合わせ電話は、電話番号を貸し出しているバーチャルオフィス運営会社の電話につながります。そこから一旦転送され、利用者本人が対応するという形が一般的です。一方で、オペレーターが電話対応を行い、利用者に連絡があったことを伝えるサービスもあります。不在電話になることなく、必ず対応ができるので企業イメージの向上にもつながります。
• 会議室の貸し出し
  オンラインでの商談が主流となりつつありますが、顧客と対面での打ち合わせが必要な場面も少なくありません。バーチャルオフィスを構える企業が会議室を利用したい時は、必要な時に必要な時間だけ会議室のレンタルサービスを受けることができます。有効活用するためにも、会議室の規模感や備品の有無などを確認しておくことが大切です。

バーチャルオフィスのメリット・デメリット

メリット1：コストを削減できる

事務所をかまえるとなると、敷金・礼金、保証金などのイニシャルコストに加えて、毎月の賃料や冷暖房費などのランニングコストがかかります。しかし、バーチャルオフィスであればイニシャルコストがほぼ不要で、ランニングコストプランやオプションサービスの利用料金のみとなるため、大幅にコストを削減できます。

メリット2：スピーディに活用できる

賃貸事務所やレンタルオフィスを契約するとなると物件探しや審査が必要となり、最低でも1～2ヶ月程度かかります。また、申し込み書類や前払賃料の準備もしなければなりません。一方、ほとんどのバーチャルオフィスは、個人契約であれば本人確認書類のみ、法人契約であれば会社登記簿謄本と代表者の本人確認書類のみで手続きでき、スピーディに事業を始められます。

メリット3：都心一等地の住所を利用できる

都心一等地は賃料が高い傾向にありますが、バーチャルオフィスなら人気エリアの住所も安く利用できます。東京03の電話番号を使用でき、名刺や公式サイトに都心一等地の住所を記載できるため、集客やブランディングにも役立てられるでしょう。

デメリット：住所重複の恐れがある

バーチャルオフィスは複数のユーザーが同じ住所を利用します。この仕組み上、その住所を会社の所在地としてインターネット上に記載すると、顧客が住所検索をした際に同じ住所の異なる会社が複数表示されてしまうのです。その結果として、バーチャルオフィスであることが顧客に知られてしまう可能性があります。

バーチャルオフィスが向いている主な業種

ネットショップ

自宅でPCの使用のみでネットショップを運営したい場合、自宅の住所や電話番号などの個人情報を公開するのは抵抗がある方も多いでしょう。そのような方にも住所と電話番号をレンタルできるバーチャルオフィスは向いています。前述のとおり、都心一等地の住所が利用できることもあり、バーチャルオフィスはネットショップの運営者から高い人気があります。なお、ネットショップでバーチャルオフィスを利用する場合は、サイト上に特定商取引法に沿った表記を行ない、住所や電話番号が自社のものではないことを明記しなければなりません。

Web関連

オフィスが必要ないインターネットビジネスのような業種にも、バーチャルオフィスは有効活用できます。フリーランスで活動しているWebデザイナーやWebマーケティング、広告デザイナーなどが一例です。会社の拠点としてバーチャルオフィスを登録すれば、顧客に自分の住所や電話番号を教えずに済むため、プライバシー保護にも有効です。

コンサルティング

経営コンサルタントや語学講師は、特定のオフィスを構えずにオンラインでの業務も可能であるため、バーチャルオフィス利用が向いている業種です。都心一等地の住所を名刺や公式サイトに記載することで、企業のブランディング効果も期待できます。個人事業主として開業する場合も、オフィスに関わるコスト削減やプライバシー保護が可能というメリットがあります。

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まとめ

新型コロナウイルス感染症の影響もあって、会社以外の場所で柔軟に働ける体制が求められています。バーチャルオフィスはスタートアップ企業や個人事業主の方はもちろん、フリーランスの方にとっても利用しやすいサービスです。仕事のスペースはないものの、住所や電話番符号のみの利用やそのほか事務関係のサービスを利用したい方は、バーチャルオフィスの利用を検討してみてはいかがでしょうか。