職務記述書は、採用選考の際に求職者に対して職務の目的や具体的内容、必要なスキル、権限などを明示するための書類です。企業は職務記述書を活用することで、入社後のミスマッチを避けたり、職務内容と照らし合わせた適切な人事評価を行ったりすることが可能です。今回は、職務記述書の概要と作成するメリット、記すべき内容、他の組織管理文書との違いについて解説していきます。

職務記述書とは

職務記述書とは、企業内の職種や職位ごとに、担当する職務内容や責任の範囲、難易度、必要なスキルなどを明記した書類のことです。総合職採用が一般的な日本では、明確な職務内容ありきの雇用契約が少なく採用後に配属や職務内容が決まることから、職務記述書はあまりなじみのないものだと感じられるかもしれません。一方、欧米では、職務内容が雇用契約の基準や、評価基準となっているため、職務記述書が求職時や人事評価の際によく使用されています。日本でもグローバル化が進み、外国人の採用が活発化するなかで、この職務記述書が重要視されるようになってきました。なお、こうした背景から、職務記述書は英語のまま「ジョブ・ディスクリプション」と呼ばれることもあります。
職務記述書を作成する目的として、社員の職務内容を明確にすることがあげられます。それにより、各自の責任や、やるべき仕事、期待される成果など、企業全体に対してどのような貢献を行うべきかが明確になり、新しいポジションについた際にも、何をすればいいのか迷うことなく自分の役割を果たすことができます。このような明確な基準を設けて効率性を向上させることで、人事評価が透明化され、また、社員や企業全体の業績が向上することが期待できます。

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他の組織管理文書との違い

職務記述書と混同されがちな組織管理文書に、職務明細書というものがあります。これは、職務記述書に基づいて、その職務に特に必要な項目や資格要件など、その職務を遂行するにあたってどのような人がふさわしいかを明記したものです。両者の違いを簡潔に言うと、職務記述書が職務内容を中心に記述されたものであるのに対し、職務明細書はその職務にはどのような人がふさわしいかを記述したものです。

職務記述書の作成方法

記述するべき内容

職務記述書に記述するべき内容には、以下のようなものがあります。

• ポジション名
  ポジション、肩書、職位のランクやレベルを明確に記載します。具体的に書くことで、求職者にわかりやすく伝えることができますが、同じ業界内で通じるよう一般的な書き方を同時に心がけましょう。
• 職務の目的
  職務がどのような目的のものなのかを記載します。
• 職務の責任
  責任の範囲を具体的に箇条書きで書きだします。
• 職務内容・範囲

日々の業務で行うことを箇条書きで書きだします。記載する順番としては、重要度や頻度の高いものから列挙します。複数の業務がある場合には、費やすべき時間の割合を明記するようにしましょう。また、具体的な数値目標についても記載します。職務内容が変更になることが多い場合には「その他割り当てられた業務」という項目を入れることもできます。ただし、注意点としては、職務ランク以上の業務が与えられるなどの不当な業務の割り振りが行われることのないように、何に関する業務で、どのレベルの業務なのか、割り振られ方にはどういうものがあるのか、などの点をきちんと記載する必要があります。

• 求められるスキル・技能・資格など
  業務を行うにあたって必要なスキルや資格を詳しく書きます。業務経験は年数で表現します。

作成の流れ

職務記述書を作成する時には、まず、経営陣の人事方針を確認します。そして、その職務についている人の話を聞き、人事や部門のマネージャー、時には幹部クラスも加わって、話し合いながら内容を決めていくのが一般的です。社会の思潮や経済の動向に合わせて企業の戦略が変化すると求められる職務内容も変わってくるため、定期的に経営陣や現場とコミュニケーションを取りながら、適宜職務内容や目的を変更し、職務記述書をアップデートしていく必要があります。

職務記述書のメリット

職務内容と報酬の関係の客観性

社員の成果を評価する時に、職務記述書の内容を達成できたかどうかで職務の成果を判断することができます。より公正で客観的な人事評価を行うことが可能になるので、評価への不満や不公平感が起こりにくくなります。

人材のマッチング度の向上

求職者が職務記述書を基に自分の能力に見合った希望の職種を選択できるようになり、また、職務内容が明確なので、求職者の求めるものと企業側の求める人材像の双方のミスマッチを少なくすることができます。

生産性向上

職務記述書によって職務内容が明確に定義されているため、あいまいな業務が少なくなり、業務上の無駄な部分や非効率性を減らすことができます。

スペシャリストとしての能力向上

職務記述書は職務内容が明確に決められているため、その業務領域に経験を持っている人材を採用しやすく、また、そこでキャリアを積んでもらうことで、その分野のスペシャリストとしても育成することができます。

職務記述書のデメリット

メリットも多い職務記述書ですが、デメリットも存在します。特に次の2点に注意した上で、職務記述書の導入を検討するとよいでしょう。

業務の柔軟性低減

職務記述書では、職務内容が明確に規定されているため、そこに記述されている以上のことはやらなくてもよいという風潮が生まれやすくなってしまいます。そうすると、最悪の場合、業務の押し付け合いが生まれ、企業の生産性も落ちてしまう可能性があります。

ゼネラリスト育成に悪影響

職務記述書は職務が明確な分、スペシャリストの育成には向いていますが、幅広い業務領域を経験する必要のあるゼネラリストの育成には向いていません。企業にはゼネラリストも必要となるため、職務記述書を導入した際には、どのようにゼネラリストを育成するのかを考える必要があります。

まとめ

職務内容や責任の範囲、難易度、必要なスキルなどを明記した職務記述書を使用することで、客観的な人事評価が可能になり、人材のミスマッチ防止、生産性向上、スペシャリストの育成につながります。グローバル化が進む昨今、日本でも徐々に広まりつつある職務記述書について、その特徴を踏まえた上で導入するか否かを検討することが大切です。