入社式の準備は万全ですか? スムーズに行うための業務まとめ

カテゴリ:総務のおいしい話 投稿日: 2019.2.15 tag: ,

4月には新入社員を迎え入れる入社式が開かれるのが一般的です。入社式を行う上での業務には、社員の日程調整や会場、資料の準備、内定者への連絡、式次第の準備、当日の進行などが挙げられます。粛々とした雰囲気で会を進行するためにも、前もって入念に準備しましょう。今回は、入社式の事前準備、式次第の作り方ついて解説します。

入社式の役割

入社式は、多くの日本企業でまだまだ根強く行われています。入社式を通して、新入社員は学生から社会人となったことを実感し、気を新たにするひとつの節目を迎えます。また、会社としても、内定者に対して歓迎の意や期待を示すと共に、心を引き締めさせる場でもあります。さらに、式に内定者の親も同席する場合は、子の独り立ちや自律という意味で重要な区切りとなります。毎年行われ慣習化されているかもしれませんが、入社式は参加する各人にとって大きな行事と言えるでしょう。

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入社式の事前準備

どんな会であれ、幹事は大変です。マニュアルや前例がある入社式でもそれは同じであり、セッティングするにはとても手間がかかります。

日程調整

4月1日に行われることも多いですが、3月末や4月初めにずれることもあります。特に重役や挨拶の担当者、来賓は外せない参加者であり、かつ打ち合わせも必要になるため、社内調整が必要になります。

会場準備

毎年入社式が執り行われるような大きな会社であれば、社内のホールなどを押さえておくと共に、他の予定が入らないよう確認しておきます。もし自社の施設にそういった式場がないのであれば、会社から近い場所にあるホテルや貸ホールなどを予約しておきます。いずれにせよ、3月を過ぎた頃には内定者に告知するため、人気な場所などであれば数ヶ月前程度から抑えておくなどして確保しましょう。また、もし親睦会を行うのであれば、会場近辺で使える場所を予約しておくことも必要になります。

資料準備

当日に配布する書類の作成が必要になります。必ず入社式で配布するといった決まりはありませんが、入社式でよく渡されるものに以下が挙げられます。

  • 就業規則
    その会社における社員の就業等についての規則です。内定時に与える場合もありますが、入社式の場合もあります。社員や内定者の働き方の基準ともなるため、確実に配布しておく必要があります。
  • 入社辞令書
    入社辞令書については、多くの入社式で式次第に組み込まれているので、用意が必須となるでしょう。辞令書とは会社から出される命令文書のことであり、入社辞令書の通達と受け渡しをもって、内定者は正式な入社を果たすことになります。
  • 研修、オリエンテーション資料
    入社式の後に続いて、研修の説明やオリエンテーションがなされることも多くあります。その場合、就業内容、必要書類の確認、配属先などが伝達されます。

内定者への連絡

3月を過ぎた頃に、内定者に宛てて入社式の案内状を送付します。他のビジネスレターと同様、最低限抑えておかなくてはならない項目として以下のものがあります。

  • 日付
    発信年月日を和暦で記入します
  • 宛名
    内定者各位、内定者の皆様、***様などと記載します。
  • 差出人
    担当する人事部や総務部などの部署名と担当者名、もしくは会社の代表者名を記入します。
  • 件名
    書面中央に大きく、入社式のお知らせ、入社式のご案内などと記入します。
  • 前文
    頭語(拝啓)、時候の挨拶、相手方の幸を喜ぶ挨拶で構成します。
  • 主文
    入社式の実施と、別記に記載があることを知らせます。
  • 末文
    結びの挨拶と結語(敬具)を記入します。
  • 別記
    ここには、開催日時と集合時間、場所、持ち物、服装、式次第(概要)、返信の必要の有無、緊急連絡先、親睦会があればその旨などの連絡事項を連ねましょう。

 

式次第の作成

もし社内にマニュアルがあればその通りにできます。マニュアルがないか、古すぎたり適切でなかったりするのであれば、新たに作成しましょう。

当日の進行

  • 進行
    式自体の進行は、開式の宣言、社長等による挨拶、入社辞令書の交付、内定者(場合によっては代表)の挨拶、閉式の辞と運びます。来賓や社員による内定者への挨拶や経営理念の唱和、また、その会社独特のパフォーマンスが入ることもあります。
  • 開式の宣言
    司会が入社式の開始を宣言します。また、役員紹介などが伴うこともあります。
  • 社長らによる挨拶
    社長による挨拶、また、場合によっては役員などの挨拶が続きます。これからその会社に入るにあたっての激励や訓示といった言葉をかけることが多いです。
  • 入社辞令書の交付
    人数が少なければ全員、多ければ代表者に渡すことになります。
  • 内定者(場合によっては代表)による挨拶
    人数が多ければ内定者のうち代表者が、少なければ場合により全員が、意気込みや熱意を表現する場になります。自己紹介などが伴うこともあります。
  • 閉式の辞
    閉式を宣言します。この後会が続くのであれば、その旨も通知する必要があります。

上記のような式次第に従って入社式が執り行われた後、記念撮影、研修・オリエンテーション、懇親会と続くことが多いです。

記念撮影

入社式は内定者、会社、そして内定者の親にとって大事な式典であり、そのため記念撮影もよく行われます。内定者全員が集まって撮影できるだけのスペースを余らせておくか、撮る場所を決めておく必要があります。

研修・オリエンテーション

こちらも入社式と同時に執り行われる傾向が高いです。内定の通知時点で伝えられなかった就業内容、必要書類の確認、人事や組織体制の説明などがあり、必要であれば資料を配布するか、メモを取らせることになります。

懇親会

懇親会を行う場合は宴会会場への先導等が必要になることもあるので、事前に下見するなど準備をしておくことになります。

 

まとめ

入社式の準備はとても事務作業や調整が多く、煩雑で面倒な業務のうちに数えられるでしょう。上で触れた他にも、ドタキャンの対応や式中の体調不良者の対応など、細々とした点にも気遣う必要があり、担当者は一時も気を抜けません。しかし、失敗するわけにはいかないので、詳細まで準備計画を詰めておきましょう。

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