社員旅行は、社員のリフレッシュや社員同士のコミュニケーション活発化に役立ちます。社員旅行を行う際は、目的意識を明確に持って意味のあるイベントにしましょう。期間や参加割合によっては課税対象になってしまう場合もありますので注意が必要です。今回は、社員旅行の目的と注意点、幹事がやるべき事、企画例について紹介していきます。
目次
社員旅行とは
社内運動会や親睦会と並び、企業として公式に開催することの多いイベントが社員旅行です。定期的に開催する場合、需要がある時だけ開催する場合、新人が入って来た時だけ開催する場合等、企業や部署により様々で、強制参加形式もとられる一方、任意参加であることも多いです。ただし、子供のいる社員は連日家を空けにくい、みんなでわいわいすることが苦手な社員もいる、といったハードルがあります。
社員旅行の目的
- 親睦を深める
同じ時間を共有し共通の体験を通じて楽しむことで、懇親の場とすることができます。日ごろはほぼ仕事の話しかしない同期や上司や部下とも他愛のない雑談を交わせるので、人間的な繋がりが構築されやすくなります。他にも、新入社員の配属に際してお互いに仲良くなるため、異動する社員と最後に懇談するため、といった動機でも実施できます。 - 研修を兼ねる
集中的な学びの場として、マインドセットや企業の理念、業務の内容といったことへの理解を深める効果を狙えます。さらに、同じ生活を全員で行うことで企業の一員である印象を与えることができ、実地観察やフィールドワークを取り入れれば自由で実践的なインプットを行うことも可能です。 - くつろぐ機会を提供する
いつも忙しく働いている社員、大きなプロジェクトを成功させた社員等への労いとして、ゆっくり過ごす場として活用することができます。また、後述のように条件を満たせば、節税対策として、給与が高くなり過ぎた社員に対してボーナスの代わりにこうした機会を提供することもできます。 - チーム力や団結力の向上を図る
長時間の団体行動を通してお互いの特性や性格への理解を深め信頼を積むことは、普段の仕事にもフィードバックされます。日常で各々が抱えていた不満や主張を共有して関係性を改善したり、新たなアイデアを醸成したりすることができます。
社員旅行の注意点
社員旅行は規定の条件を満たさない限りは課税対象になります。よって実施の際はなるべく非課税となる範囲内におさめておくべきでしょう。具体的には以下が挙げられますが、下記の条件を満たしたとしても、実質的に私的旅行と認められる場合や旅行不参加者に現金支給がある場合等には給与とみなされ、税金がかかる可能性があります。
- 企業が社員ひとり当たりに対して負担する額が10万円程度であること
不釣り合いに大きな額がかかる場合は不適当とみなされるためです。 - 宿泊現地での滞在日数が4泊5日以内であること
したがって、例えば海外旅行での機内泊はカウントには入りません。 - 各職場の社員数50％以上が参加すること
全社員を対象とした旅行でなくても同様で、その場合は参加する各部署等で50％以上の社員が参加する必要があります。
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幹事がやるべきこと
日程と行き先を決める
旅行の主目的に合わせて絞り込んでいきます。日程については、できる限り参加者の重要な仕事やイベント、国や学校の大きな行事に重ならないように、行き先については、行きにくい、混みやすいといった条件を避けて、それぞれ決定していきます。アンケートやフォームへの回答の集計結果を活用すると良いでしょう。
ざっくりとスケジュールを立てる
日程と行き先が決まったら、移動手段、レクリエーション、食事場所、観光スポット、宿泊施設等について情報収集を行います。この時点で旅行会社に問い合わせたり、出来合いのプランを利用したりすることも一手です。そして大まかにこれらが見えてきたら、道中の活動内容、集合時間、移動開始・終了時間をスケジュールに落とし込みます。この際、晴れと雨の2パターンを用意しておくと、当日はよりスムーズになります。
会計する
スケジュールに問題がなければ、予算に照らしながら経費の総額を算出します。移動費、食費、宿泊費、レクリエーション費が主な費用です。これらは旅行が終わってから、誤差を修正して正式に報告することになります。
予約する
全てを通して形ができたら各方面に予約します。そのため、この時までには概ねの参加人数を把握しておく必要があります。予約時にはキャンセル料がいつから発生するかを確認しておき、無駄な損はなるべく抑えることが重要です。
詳細を詰める
当日もしくは告知日までに、必要に応じて席順や部屋割り、グループ分け、挨拶内容等を考えておきます。場合によっては他の人にも分担をお願いすることもできます。
行程表を作成する
行程表は、参加者が旅行の目的と内容を把握するためにも重要な品物です。持ち物、スケジュール、宿泊先、緊急連絡先は最低限記載し、他にも参加者の自己紹介、名物や目的地の写真、寄せ書き、ミニ説明文等を適宜加えて、事前に配布しておきます。
宴会、レクリエーションを調整しておく
旅行の行程や目的によっては、飲み会会場のセッティングや、ゲームと景品の用意が必要になります。事前に手配しておき、スケジュールの30分前には準備を終える心づもりでいると安全です。
企画例
移動時間や飲み会におけるレクリエーション等に何を企画すればよいかという悩みは、社員旅行の準備で困る大きなポイントのひとつと言えます。ここで、いざという時に使える企画をいくつか挙げておきましょう。
余興・ビンゴゲーム
こちらはゲームとしては定番中の定番です。簡単な用具さえあればバス内でもどこでもできて、盛り下がる可能性もあまりありません。景品がユニークであったり豪華であったりすればそれだけで白熱できるお手軽なゲームです。声が聞こえにくい、人数が多すぎると諦めて参加しない人が出る、といったことが難点となり得ますが、班対抗にしたり、他のゲームと混ぜつつ進めたりと目的に沿ったアレンジも可能で、宴会慣れしていなくてもやりやすいレクリエーションです。
体験系イベント
普段はやれないこと、見られないこと、作れないこと等に挑戦します。例えば、スポーツ大会や蕎麦打ち体験、ロボコン等が考えられます。イベントの中でいつのまにか仲間との距離が縮まり、満足度を高くできます。
ミニ表彰式
日頃口にできていない社員への感謝や労いの言葉を、表彰の形で伝える催しです。真面目な内容で固めて表彰された人のモチベーションアップにつなげるのも良いですし、反対に面白いネタ表彰で笑いを取ることもできますので、x汎用性も盛り上げ力も高いです。表彰の対象となる条件は事前に設定しておき、表彰者を独断や公募で決めた後は、式当日に表彰と共に賞状や景品を手渡します。
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まとめ
社員旅行の幹事に任命されることは、正直嬉しさ半分面倒半分という心境の方もいるでしょう。しかし、託されたのなら失敗はできませんので、いつ振られても良いように今のうちから勝手を把握しておくことが重要です。せっかく務めるのですから、これを機に自分の名前を参加者全員に覚えてもらえるような満足度の高いイベントにしていきましょう。
