【総務担当者必見!】社員のライフイベントに必須の手続きまとめ

カテゴリ:総務のおいしい話 投稿日: 2017.12.6 tag: , ,

引っ越し、結婚、出産・育児など……総務には社員ひとりひとりのライフイベントに対して適切なサポートを行う使命があります。これまでsomu-lierでは、総務担当者が行うべき業務について多数紹介してきましたが、今回は社員のライフイベントの際の手続きについて詳しくおさらいしていきます。

社員が引っ越しをした際の手続き

社員が人事異動などで引っ越しをして住所の変更があった場合、従業員の引っ越しの種類によっていくつかの書類上の手続きをとる必要があります。手続きの際に必要な書類は以下の2種類です。

  • 健康保険・厚生年金保険被保険者住所変更届/被扶養配偶者の住所変更欄(1枚目)
  • 国民年金第3号被保険者住所変更届(2枚目)

社員の住所変更の個々のケースに応じて、上記の2種類を使い分けます。

  1. 社員が家族全員で引っ越しをするケース
    このケースでは1枚目と2枚目の両方を提出する必要があります。また、家族の第3号被保険者は2枚目のみが必要となります。
  1. 単身赴任で社員のみが引っ越しをするケース
    1枚目のみを提出する必要があります。
  1. 家族全員で引っ越しをしての手続きをした後、事情により社員以外の家族が元の場所へ戻るケース
    2枚目のみを提出する必要があります。

関連記事:
従業員が引っ越した場合の必要な手続きって?

 

社員が結婚、出産をした際の手続き

社員が結婚したときや社員の親族の忌引きなどの際に社員に与える休暇のことを慶弔休暇と言います。労働基準法はこの慶弔休暇の制度化を義務づけてはいませんが、慶弔休暇制度を導入したり、慶弔金を支給したりする企業も多く存在します。

慶弔休暇を制度化する際にはトラブルを避けるため、就業規則に休暇が発生するための要件と休暇の日数、休暇が無給休暇であるか有給休暇であるかなどを明記しておかなくてはいけません。

産前産後の休業について

出産の前後における社員の休業については労働基準法で明確に規定されています。

  • 産前
    社員が自ら請求した場合、企業は実際に出産した当日を含む、出産予定日までの6週間(多胎妊娠の場合は14週間)社員を休業させなければなりません。
  • 産後
    社員からの請求が無くても、社員の出産日の翌日から8週間は休業させなければなりません。ただし社員が希望した場合に限り、産後6週間が経過した社員を医師の認めた業務の範囲内で働かせることは可能です。

産前産後の休業中の賃金について

労働基準法では、企業がこの期間の社員に対して賃金を支払うことを義務づけるような規定はありません。産前産後の休業中に賃金を発生させないと社内で取り決める場合には、就業規則上にそのことを必ず明記しておきましょう。

関連記事:
【シリーズ】就業規則の隠れた意味5:結婚・出産に関する規定を確認!慶弔休暇・産前産後の休暇とは?

 

社員が育児や介護で休業する際の手続き

育児・介護休業法は、育児や介護を行う社員が、仕事と家庭の手助けを両立することを後押しする法律です。この法律は、育児休業・介護休業に関する制度や子の看護休暇・介護休暇に関する制度を設けるとともに、育児・介護を行いやすくするために所定労働時間等に関して事業主が講ずべき措置を定めたり、育児・介護を行う労働者等に対する支援措置を講じたりする内容となっています。

この法律は育児休業の対象の拡大や育児休業期間の延長を目的として平成29年1月と10月に改正が行われています。ここからは、2度の改正のポイントを要点にまとめて解説していきます。

介護休業の分割取得

社員は法改正によって介護休業を分割して取得することが可能になりました。これにより、以前は原則として介護休業を1度しか取得することができませんでしたが、現在では最大3度まで取得することが可能となっています。

介護休暇の取得単位の柔軟化

これまでの育児・介護休業法では介護や看護のための休業の最小単位は1日であったため、全日休暇のみが認められていました。法改正により取得単位の柔軟化がなされ、半日単位での休暇取得が可能となりました。

育児休業の取得要件の緩和

育児休業の対象となる子の範囲が拡大され、また、将来的に雇用契約の更新があるか分からない有期契約の労働者も育児休業の取得が可能になりしました。

育児休業期間の延長

法改正により、社員は子供が1歳半になった時点で再度休暇申請を行うことで、最長で子供が2歳になるまでの間育児休業を取得することが可能となりました。

休業制度の周知

現在の育児・介護休業法では、社員が休業制度の存在を確実に把握し、制限されずに取得できるような環境の整備が求められます。実際に改正後の法では、企業が社員の妊娠や出産、介護を認識した時点で個別に育児・介護休業について説明する努力をするよう規定されています。

新たな育児休暇の設置

法改正により、企業は育児休暇や看護休暇とは別に、小学校就学前の子供を持つ社員を対象にした新たな休暇を設ける努力をするよう促されています。

新たな休暇の設置目的としては、子供の入園式などの行事に、特に男性が参加することを推進することとなっています。

関連記事:
【平成29年1月~】育児・介護休業法が改正されます
【平成29年10月~】改正育児・介護休業法が施行されます

 

まとめ

社員のライフイベント毎に企業は様々な手続きを行う必要があります。企業の総務担当者は手続きに関連するトラブルの発生を未然に防ぐためにも、就業規則をもう1度確認し、日頃から社員と密なコミュニケーションを取るよう心がけましょう。

 

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