会計業務を行う上で欠かせない存在となっている会計ソフトは、大きく分けてクラウド型とインストール型の2種類に分類することができます。それぞれに強みと弱みがあり、違いをしっかりと理解した上で導入するソフトを選ぶ必要があります。今回は会計ソフトの種類と選び方について解説します。
会計ソフトの種類
現在、主に使われている会計ソフトはクラウド型とインストール型の大きく2つに分けられます。長らくインストール型が人気を博してきましたが、近年はIT産業の発展に伴い、電子機器のモバイル機能を生かしたクラウド型の使用者数も急増しています。もちろん、それぞれにおいて様々な利点と欠点が存在しますので、一概にどちらが優れているとは言えません。まずは両者について詳しく説明していきます。
クラウド型会計ソフト
クラウド型会計ソフトの一番の特徴は、インターネット上にソフトが存在することです。使用者は、毎回インターネットを経由してソフトを操作します。このことによる利点は以下のようなものが挙げられます。
- デバイスや場所による制約を受けない
使用者はインターネットにつながる環境さえあれば、クラウド型会計ソフトを使用することができます。したがって、パソコンやタブレットといったデバイスの種類や、ソフトを使用する場所による制約がありません。また基本的に、複数人が別々のデバイスを用いて同時にソフトを閲覧または使用することができます。もし、使用するデバイスのうちの1つが故障してしまったとしても、他のデバイスから接続することが可能です。これらの点においては、インストール型会計ソフトは基本的に1台のデバイスでのみ操作可能であることから、インストール型と比べて優れていると言えます。 - 各種サービスの自動取込機能が搭載されている
クラウド型会計ソフトを使うと、インターネットバンキングやクレジットカード、電子マネーなどと連携することができ、それらのweb明細に接続するとソフトが自動で内容を取込み、仕訳してくれます。また、レシートや領収書をスキャンしたり、POSシステムや請求書システムと連携したりすることでデータが自動で仕訳され、効率よく仕訳帳や決算書を作成することができます。どの連携をとっても業務が自動化されるため、手作業で数値を記帳する場合と比べて業務の効率性が格段に向上し、人件費の削減にもつながります。更に、ソフトが学習するので、取引先や勘定科目といった細かい分類についても正確に処理してくれます。 - デバイスへの負担が少ない
パソコンなどのデバイスにダウンロードして使うインストール型と比べて、クラウド型はインターネット上にソフトが存在するので、デバイスにかかる負担を減らすことができます。当然ながら、バックアップも必要ありません。また、過去のデータもいつでも遡って閲覧することができます。
一方で、クラウド型の欠点として以下のものが指摘できます。
- システムトラブルに弱い
インストール型と違い、インターネット上にソフトが存在することで生じる欠点です。ソフトのメンテナンス時や、使用するデバイスの接続状態が悪い時にソフトを操作することができなくなってしまいます。 - ソフトのランニングコストがかかってしまう
インストール型は基本的に最初の購入時にのみコストがかかるのに対し、クラウド型はソフトの管理を外部に委託する形になるため、使用する年月が長くなれば、その分コストも増えていきます。
インストール型会計ソフト
インストール型会計ソフトは、クラウド型が登場する以前から存在し、広く使われてきました。デバイスに会計ソフトをインストールすることで使用することができます。まずはインストール型の利点について説明します。
- システムトラブルが起こりにくい
インストール型はデバイスにダウンロードされている会計ソフトを使用するため、インターネットに接続する必要がなく、クラウド型のようにソフトのメンテナンスに影響を受けることがありません。またクラウド型はインターネットに接続できても通信速度が遅い場合、作業時間がより多くかかってしまいますが、インストール型であればそのようなトラブルは起こり得ません。 - ソフトのランニングコストがかからない
インストール型は一度会計ソフトを購入してしまえば、ソフト自体の維持費を支払う必要はありません。もちろん、サポートを受けるなど、別途でサービスを利用する場合は多少コストがかかってしまうことはあります。
一方で、インストール型の欠点は以下のようなものが挙げられます。
- 各種サービスの自動取込機能が十分でない
クレジットカードやPOSシステムなど、様々なサービスと連携することでweb明細の自動仕訳をしてくれるクラウド型と比べると、インストール型は自動取込機能が充実していません。レシートや領収書などはスキャンすると自動で仕訳してくれるソフトもありますが、総じてクラウド型ほどwebデータに強くはありません。 - デバイス上の注意点が多い
インストール型は1つのデバイスにのみ会計ソフトがインストールされます。ソフトによってはデバイスとの相性の良し悪しが存在する場合があり、ソフトを選ぶ際に注意する必要があります。また、ソフトを使用できるデバイスは1つなので、そのデバイスのセキュリティ対策はしっかりと行わなくてはなりません。さらに、デバイスが故障した時のことを考え、バックアップは常にとっておく必要があります。その他にも、バージョンアップの際にはアップデートを行う必要があります。
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会計ソフトを選ぶ基準
会計ソフトの導入は煩雑な経理作業の処理速度を上げるため、人件費の削減などのメリットがあります。しかしそういったメリットも、使用者に合った会計ソフトを選んで初めて得ることができます。クラウド型とインストール型のどちらを選ぶべきかは、使用者側の環境に左右されます。具体的には、事業種や経理経験などによって適当な会計ソフトを選ぶのがよいでしょう。
まとめ
クラウド型の会計ソフトとインストール型の会計ソフトは、それぞれに強みとなる特性と機能があります。様々な機能が備わっていることも多いですが、導入を検討する際にはそれらの機能が現実的に有用かどうかを吟味するとよいでしょう。どちらの型のソフトでも無料で試行できるものがありますので、実際に使ってみて決めることをおすすめします。
