稟議や決裁などの社内手続きに必要な捺印行為は「ハンコのためだけの出勤」を生じさせ、テレワークを阻害する代表的な要因となっています。生産性向上のためには、迅速な意思決定を可能にするワークフローのペーパーレス化が必須となります。
今回は、テレワーク時におけるワークフローの課題、ワークフローのペーパーレス化によるメリット、注目すべきワークフローツール3つについて解説します。

テレワーク時におけるワークフローの課題

日本にはハンコの文化が根づいており、現在も企業の多くが申請や決裁にハンコを使用しています。テレワークを導入している企業でも申請や決裁には紙の書類にハンコを押して提出しなければならないところが多く、オフィス以外の場所から仕事ができるというテレワークのメリットがいかしきれていないのが現状です。
株式会社エイトレッドが運営する「ワークフロー総研」が東京都内でテレワークを導入している企業の社員324名に行った「稟議申請・決裁の実態把握のためのアンケート」では、社員の約50％が紙やメール、チャット、口頭などで申請や決裁を行っているという回答をしています。アンケートでは、テレワークをする上で改善が必要だと思うものとして「業務管理や進捗の共有」「紙の書類をなくし、書類をすべて電子化する」などの意見が出ており、新型コロナウイルス感染症の影響で働き方にも新しいスタイルが求められている今、テレワークの導入とテレワーク時におけるワークフローの課題の解決が企業に求められています。

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ワークフローのペーパーレス化によるメリット

コスト削減

ワークフローのペーパーレス化により、書類の印刷代や用紙代、書類の保管にかかる費用、郵送代など、多くのコストを削減することができます。また、紙の書類を電子化することで過去の案件の検索がしやすくなるというメリットもあります。

内部統制の強化

ワークフローの導入のためには、業務内容を明確化してワークフローに組み込む必要があります。業務内容の明確化と同時に社内ルールや業務の見直しをすることで、業務の効率化や内部統制の強化を行うことができます。

業務効率化

紙の書類で申請や決裁を行うには、承認者のハンコが必須です。しかし、承認者が不在でハンコをもらうことができない、承認者が複数いるため全員のハンコをもらうのに時間がかかる、テレワークを導入しているのにハンコをもらうためだけに出社しなくてはならないなど、不便な点が多くありました。ワークフローのペーパーレス化は、承認プロセスの時間短縮や業務効率化をはかることができるなど、業務に関する不便さを解消できるというメリットがあります。

注目すべきワークフフローツール3つ

リーズナブルでセキュリティ万全の「ActionPassport」

ActionPassportは、複数の承認者に承認を得なければならない書類をWebで承認者に回して承認してもらうシステムです。ExcelやWord、PDFのデータを利用できるので、今まで使用していた紙の書類の書式を変更することなく電子化できます。ActionPassportの特徴とメリットには次のようなものがあります。

• 時間を有効活用できる
  ActionPassportは、インターネット環境があればどこからでも申請書類を送ることができるクラウドサービスです。モバイル端末にも対応しており、移動時間中でも申請や決済業務を行うことができます。
• 入力ミスや記入漏れを防止できる
  さまざまな入力支援機能で、入力ミスや記入漏れを防止することができます。
• 管理が容易
  申請書類を電子化することで、案件の検索や閲覧、管理が容易になります。申請書類と関連する書類を紐付けることも可能です。
• 外部連携機能がある
  他のシステムや業務アプリケーションと連携可能なオプションがあり、企業のニーズに合ったシステム構築ができます。
• 万全のセキュリティ
  情報セキュリティ管理の世界基準ISMS（情報セキュリティマネージメントシステム）の認証を取得。24時間の監視体制と、二重化されたサービス環境により、セキュリティは万全です。
• リーズナブルな料金体制
  ActionPassportの基本料金は、20個のアカウントで月額10,000円という安価な設定になっています。初期費用として10万円がかかりますが、コストパフォーマンスは良いといえるでしょう。

無料セミナーが魅力の「X-point」

X-pointは中小企業や部門単位での利用者向けのワークフローツールです。クラウド版のX-point Cloudとパッケージ版のX-pointがあります。

• 紙の書類に近い入力フォームを作成できる
  X-pointの入力フォーム作成ソフトには、入力フォームを作成するためのさまざまな機能が用意されています。必要な項目を画面上にドラッグ＆ドロップで配置できるので、プログラミングの専門知識がなくても今まで使用していた紙の書類に近い入力フォームが作成できます。
• 承認依頼の通知ができる
  承認依頼があると、承認者のX-pointの承認待ちトレイに通知が届きます。これにより承認依頼の見落としを防ぐことができます。
• モバイル端末からの承認も可能
  X-pointは各種モバイル端末に対応しています。外出時や移動中でも承認依頼の確認ができ、モバイル端末から承認や決裁を行うことも可能です。
• 無料セミナーを開催
  X-pointの提供会社では、X-pointのトライアルを始めようとしている人や、業務効率化のためにワークフローの導入を検討している人などを対象とした無料のセミナーを行っています。セミナーの多くはオンラインで行われるため、会場に行く時間がない人でも気軽に参加できます。

誰でも簡単に作れる・直せる「コラボフロー」

コラボフローは株式会社コラボスタイルが提供しているワークフローツールです。ワークフローの経路設計が簡単に作成できるなど、直感的な動作性を重視したツールになっています。

• Excelのファイルをそのまま入力フォームにできる
  コラボフローでは、Excelで作成した書類データをそのまま入力フォームにすることができます。普段からExcelを利用している企業では、今まで使用していた紙の書類と同じ入力フォームで業務を続けることが可能です。
• 承認経路の設定も簡単
  承認経路の設定は、承認者と連携パーツを画面上に配置するだけの簡単設定です。コラボフローはワークフローをできるだけ簡単にすることで、他のワークフローツールとの差別化を図っています。
• 連携パーツで外部システムと連携可能
  サイボウズOffice、Office365、Microsoft SQL Serverなど、さまざまな外部システムと連結パーツを利用した連携が可能です。
• アカウントは1名単位で追加できる
  コラボフローを利用するには最低でも5つのアカウントを契約する必要があります。アカウントの追加は1名単位で行うことができるため、利用者数が増えた分だけアカウントを追加することができます。

まとめ

新型コロナウイルスが蔓延し世界中で外出禁止や自粛の要請が出たことで、日本でも多くの企業がテレワークの導入を行いました。また、「働き方改革を推進するための関係法律の整備に関する法律（働き方改革関連法）」の改正でテレワークが推奨されたことも、企業がテレワークを導入した理由の一つといえるでしょう。テレワークは、新しい働き方の一つとして受け入れられつつあります。しかし、重要な書類には承認者のハンコが必要だという日本の文化がある限り、完全なテレワークを行うことは難しいでしょう。ワークフローによるペーパーレス化やワークフローツールの活用は、新しい働き方のために重要です。今回ご紹介したようなワークフローツールを利用して、企業と社員に合った新しい働き方を考えてみてはいかがでしょうか。