情報漏洩を防止するためには、人とシステムの両面で対策を行う必要があります。入退室管理システムは特定の部屋に入退室する人を管理するシステムで、機密情報への部外者のアクセスを制御できます。情報漏洩の防止のみでなく、勤怠管理や防犯対策にも利用できるのでぜひ活用してみてください。今回は、入退室管理システムのメリットと認証方法の種類、利用上の注意点、おすすめのサービスについて解説していきます。
入退室管理システムの概要
入退室管理とは、その名の通り入退室者の情報を記録・管理することを指しており、部外者の入室などを防ぐために、誰が、いつ、どこに入室・退室したかを管理するものです。それをID入力・ICカード・生体認証などのシステムを利用して行うものが、入退室管理システムです。近年では企業だけではなく、大学や研究所など幅広い場所で導入が進んでいます。
入退室管理システムのメリットと注意点
入退室管理システムのメリット
- セキュリティの強化
最大のメリットとして、建物や部屋などのセキュリティを強化できるという点が挙げられます。従来のセキュリティの手段としては鍵の取り付けなどもありますが、通常の鍵ではピッキングや鍵の複製などによってセキュリティが破られてしまうことも考えられます。入退室管理システムを導入して認証装置を取り付けることで、外部からの侵入のリスクを最小限に抑えることが可能です。
また、セキュリティ機能を含む総合的な入退室管理システムの導入によって、監視・管理業務を含めて一元化することができるため、社内に誰もいないときに外部からの侵入があった場合でも、侵入を検知して通報することが可能になります。 - 情報漏洩のリスクの低減
自社が保有している様々な機密情報の漏洩を防ぐことができるという点もメリットのひとつです。各企業には事業計画や顧客の個人情報など、様々なレベルの機密情報が保管されています。それらの機密情報を、通常の執務エリアとは異なるセキュリティ室などに保管し、そのエリアへの入退室を入退室管理システムによって管理することで、情報漏洩のリスクを抑えることが可能です。
また、情報漏洩の原因は社内の従業員だけとは限りませんので、社内に出入りするすべての人間を対象とし、それぞれの入退室を管理することで、どのような立場の人間が問題を起こしても、すぐに状況を把握することができます。 - コスト削減
コスト削減も大きなメリットです。例えば、セキュリティ対策として通用口に警備員を配置する場合は人件費がかかってしまいますが、入退室管理システムによって承認されている人だけを通すようにすることで、そうしたコストを削減することができます。
また、入退室を把握することで勤務実態を把握することができるため、労働時間などの労務管理を行うことができます。例えば、履歴情報と勤怠システムとを連携させれば、勤怠管理の業務を削減することにつながります。
入退室管理システムの利用上の注意点
- 従業員への教育
入退室管理システムについて、従業員への説明をしっかりと行いましょう。不要なトラブルを防ぐためにも、従業員にはシステムの使い方などを正しく理解してもらう必要があります。また、特に勤怠管理システムなどと連携させる場合など、従業員への教育を怠ると移行がスムーズに進みませんので、それまでとの変更点などを事前に従業員に伝えるようにしましょう。 - 運用ルールの確認や変更
セキュリティのレベルを部屋や建物ごとに変えたり、入室制限などを行ったりする場合には、そのような運用ルールを事前に定め、同時に従業員にも周知しておく必要があります。
入退室管理システムに用いられる認証方法
- 顔認証
顔認証は、認証リーダーで顔を読み取り本人認証を行う、簡単かつ快適な認証方法です。顔認証のような人間の身体的特徴を用いて行う個人認証は生体認証と呼ばれています。最も精度の高い認証システムとされており、重要度の高い施設への入退室管理システムなどに用いられることが多くなっています。 - 指紋認証
指紋認証も顔認証と同様に生体認証のひとつであり、センサーに指をタッチすることで本人認証を行うという方法です。ICカードなどを使う必要がないため、そのための手間やコストを要しません。また、生体認証の特徴としてカード式の認証などと異なり、なりすましのリスクが小さいという点も挙げられます。 - カード認証
カード認証では、ICカードをリーダーにかざして本人認証を行います。現在主流となっている認証方法であり、社員証とも兼用することができる他、パソコンやプリンターの認証にも用いることができます。ICカードのみで認証を行う方法と、ICカードと生体認証を組み合わせて認証を行う方法とがあります。 - 暗証番号認証
暗証番号認証は古くから利用されている認証方法であり、ドアの近くにあるテンキーで暗証番号を入力するというものです。一人一人異なるID番号と、個人で設定するパスワードが一致した場合に本人を認証するという方法もあります。コストが低いというメリットはあるものの、暗証番号を盗み見られるなどの可能性があるというリスクもあります。
おすすめのサービス
- 入退室管理システム（株式会社日立ビルシステム）
このシステムの特徴は、サーバーが不要であるという点であり、クラウドによる導入コストの低減や、維持管理が不要であるというメリットがあります。 - Akerun入退室管理システム（株式会社Photosynth）
こちらのシステムは、後付けが簡単であるという点や、入退室履歴の記録によりプライバシーマークやISMSにも対応が可能であるという点が特徴として挙げられます。
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まとめ
今回は、入退室管理システムのメリットと認証方法の種類、利用上の注意点、おすすめのサービスなどについて解説してきました。この機会に、入退室管理システムの導入を一度検討してみてはいかがでしょうか。
