【総務アンケート調査】いったいどこまでが業務範囲?

カテゴリ:クローズアップ , 総務のおいしい話 投稿日: 2016.6.16 tag: ,

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総務の仕事を続けていると、会社とは直接関係ないような業務を頼まれた経験はありませんか?今回は総務経験者を対象に実施したアンケートから、「あなたがこれまで経験した中で『こんなことまで私がやるのか!?』と思った仕事とエピソードを教えてください」という質問に対する回答をピックアップしてご紹介します。

総務あるある?オフィスの清掃・管理を任された

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【回答の一例】

  • 事務所の掃除
  • 製氷機の水入れ。気付いた人がやればいいのに。
  • 職場の電灯が切れた際に、電灯を交換するよう上司から言われてやりました。
  • 喫煙者ではないのに、喫煙所の灰皿掃除をしたことがあります。業者の入れ替えに伴う空白期間があり、その間、職員が分担して行っていましたが、女性の非喫煙者までやるのか?と憤慨してしまいました。

自分が勤めている会社のオフィス清掃や設備管理、修繕を行っているという回答は比較的多いエピソードでした。なぜ総務の人が掃除を任されているのか、回答者のコメントに理由がありました。

コスト削減のため社内清掃スタッフを解雇。代わりに社員がゴミ捨てをすることになりました。個人事務所ならまだわかりますが、一応30人程度の組織でゴミ捨てまでやるとは思いませんでした。

会社の方針で清掃スタッフの人件費を削り、代わりに社員が自ら掃除を行う体制にしているところもあります。社員がオフィスの掃除を行う場合、全社員で分担したり部署ごとで当番制にしたりとルールはさまざまですが、掃除=総務の仕事になっている会社があることもアンケート結果からもわかりました。

社員のためにオフィスの外へお使いに行った

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【回答の一例】

  • タバコを買いに行かされた
  • フロア全員の弁当の買い出し(イベントごとでもなんでもない)
  • 急な冠婚葬祭に備え、営業さんの喪服等を会社の近くにあるクリーニング屋さんに預けておき、その都度、取りに行くこと。
  • 朝礼前に会社に来ていない社宅に住んでいる新入社員を起こしに行くこと。

「これも総務の仕事なの?」と思ったエピソードで、買い物に関する回答も複数見られました。内容を見ると、喫煙者の社員のためにタバコを買いに行った、ランチタイムの前に弁当を買いに行ったなど、業務時間に必要なものを頼まれてお使いに行くケースが多いようです。

総務の人の立場からは「自分で買いに行けばいいのに…」と思ってしまうのかもしれませんが、総務の人に頼む社員側としては「仕事をする時間が増えてとても助かる」と嬉しがっているのでしょう。他の部署の社員とコミュニケーションをとる機会にもなるので、常に笑顔で対応できるとどんな業務も円滑に進みそうですね。

まるで社長秘書!?社長の身の回りのサポートを頼まれた

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【回答の一例】

  • 社長の犬の散歩
  • 社長の身の回りに関すること(スーツや靴のオーダー・栄養管理・旅行手配)
  • 社長のPCの設定、ウィルス対策ソフトのインストール (ZIPファイルの解凍ができず困った社長。PCにZIP解凍ソフトが入っておらず、まずはインストールから手伝いことに。その上、ウィルスソフトが入っていないとのことで、購入からインストールまで全てお手伝いすることに…。)

毎日忙しい社長に代わって、まるで社長秘書のようにアシスタントの仕事を頼まれている総務の人もいました。上でご紹介した、社員のために買い物に行くパターンとは違って、社長からの頼まれごとではスーツや靴のオーダーなど身の回り全般の補佐も総務の人が行っています。

総務の人がどう思っているのかというと、回答の中には「身の回りのことは奥さんにやってほしい」と、やや苦労が垣間見えるコメントもありました。とはいえ社長補佐を行っている総務の人は、社長と1対1で話す機会が多く、信頼されている証拠です。今後長く働くためにキャリアアップを考えている人は、専門知識を身につけて本物の社長秘書を目指す道も開けそうですね。

総務部のはずなのに、他の部署の仕事まで引き受けた

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【回答の一例】

  • 主な仕事が事務作業のはずですが、人手が足りないということで、普段は社長がやるオーナーへの挨拶回りや、営業の人員が足りないので、丸々営業の仕事をやらされる。炎天下の中お客さんを待って2時間立ちっぱなしや、吹雪の中片道2時間の営業の為、車を使って物件まで案内等。
  • 週末にやっていたフェアの企画会議に参加させられて、強制的にフェアの責任者にされました。備品の手配から人員確保までやらされていました。

もともとは事務中心の総務と聞いていたのに、実際に働いていると営業や企画部門の仕事を行う機会があったという総務の人もいました。「人手が足りないから」との理由で助っ人に抜擢された人もいますが、次の回答のように総務経験者ならではのコミュニケーション能力が見こまれて頼られている人もいます。

顧客への謝罪に際し、そのプロジェクトとはまったく無関係だったのに、管理職でもない私が担当者を伴って謝罪に行くことになりました。担当者でなく私が主に対応する形です。 こうなった理由は「人当たりがよく、言葉遣いがよいから」だそうです。

普段から来客対応や電話応対を担当している総務部門の人だからこそ、ぜひ営業サポートを任せたいと考えている上司もいるようです。他の回答では、総務と兼ねて別の部署の仕事ができてスキルアップになったというポジティブな意見もありました。

事務職をしながら仕分け業務の直接作業を行いました。さらに人事関連の業務を行ったりと、次々と兼任業務を増やされてしまったことがありました。逆にスキルが上がり自身にとっては良かったかなと思います。

まとめ

「あるある!」と共感できる仕事、「えっ、そんなこともやっているの?」と驚く仕事はありましたか?総務は見えないところで頑張る仕事が多いですが、総務経験者の皆さんは頼まれたことをきちんとやり遂げているようです。今回ご紹介したエピソードのなかにもし自分がやったことのない仕事があれば、率先して取り組んでみると「気の利く総務」として一目置かれる存在に成長できるかもしれませんね。

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