近年、契約の締結における紙媒体のコストを節約するために、電子ファイルにインターネット上のサービスで署名を行う電子契約を利用する企業が増えています。現在法整備も進んでおり、今後ますます普及していくものと見込まれています。本記事では、電子契約の法整備やシステム、オススメのサービスについて解説します。
電子契約について
電子契約とは
電子契約とは、従来の書面での契約に替わり、電子文書をネット上のサービスで交換・署名して契約を行う形態を指します。インターネットに関する環境の整備や技術の進歩により、通常の商取引においても電子契約を利用することが徐々に増え始めています。
電子契約のメリット
書面での契約を電子契約に切り替えることには、主に4つのメリットがあります。
- 税金の節約
契約書は記載された金額に応じて印紙税が課税されますが、契約を電子文書で行う場合は課税対象とはなりません。特に製造業などの請負契約書の多い業種や、不動産業などの不動産譲渡及び貸借に関する契約の多い業種は、電子契約で得られる効果が大きいです。
- 事務経費の削減
書面の場合、郵送代、印刷代、封筒代、インク代、人件費や保管費など様々なコストがかかります。1件の契約に要するこれらの費用は取るに足らない金額かもしれませんが、積み重なれば無視できない大きな金額になります。電子契約に移行すれば、これらの大半を節約することが可能です。
- 事務作業の効率化
書面での契約の場合、通常作成から契約の締結までに2～3週間程度はかかり、途中で契約内容に変更が発生した場合にはまた手間がかかります。さらに、契約書は税法上7年間の保管が義務付けられています。書面の場合は保管スペースが必要となり、過去の契約書を探し出すのにもかなりの労力と時間がかかります。それに対して、電子文書の場合はネット上の作業で短時間で終わる上に、過去のデータも検索機能で簡単に見つけられます。
- コンプライアンスの強化
電子契約では、電子文書のデータはサーバーに保管されます。そのため、火災の際の紛失といったリスクを避けることができます。また、管理を一元化することで改ざんを防ぐことも可能になります。
電子契約のハードル
電子契約には多くのメリットがある反面、多少のハードルも存在します。まず、まだ一部の契約については法整備が追いついておらず、書面による契約が義務付けられています。また、電子契約自体を知らない人もまだまだ多いので受信者側の理解が必要で、導入時には社内にも説明を行わなければなりません。とはいえメリットが多いのは間違いないので、企業側は事前準備を入念に行っておくことが重要です。
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電子契約に関連する法律
電子契約に係わる法的環境は平成12年ごろから整備されて来ました。その中でも代表的なものとして以下の3つがあります。
- 電子帳簿保存法
企業の会計記録は紙媒体での7年間の保存が義務付けられていますが、見読性と検索機能の確保、システムの概要を掲載した書類であることなどの要件を満たせば、帳簿書類の電子データ化が可能となりました。
- 電子署名法
電子署名には本人の証明と非改ざん性の証明という2つの役割があると明文化され、電子文書上の署名には通常の手書きの署名と同等の法的拘束力があるものと認められました。
- e-文書法
電子文書法の条件を満たす文書については電子データとして保管が認められていたものの、それ以外の文書をスキャンし、電子化することが禁止されていました。しかし、整然かつ明瞭な形式を備え、紛失の防止措置が取られていること、機密性と検索性があることを要件に、文書の電子化を行い紙の原本を廃止することが可能になりました。
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オススメの電子契約サービス
電子契約のサービスを提供している会社には、電子契約を専門の事業とする会社と、インターネット事業の一環としてサービス提供を行っている会社があります。自社の特徴に応じてサービスを選択するのが肝心です。今回は3社を紹介しましょう。
- SignUpOne
ソフトバンクグループの提供する電子契約サービスであり、電子証明書の発行をシステム上で行って署名ができます。安全な技術を採用しており、セキュリティ面でも安心できます。
- CLOUDSIGN
認知度が最も高いサービスで、多くの企業の導入事例があります。クラウド上で契約までを一括で行うのが特徴で、弁護士ドットコムの提供サービスのため法的にも安心して利用できます。
- Agree
GMOグループの提供する電子契約サービスで、電子証明書の発行から管理まで、短期間で行うことが可能です。
まとめ
電子契約は利便性が高い一方で、未だに法整備が追いついていないのが現状です。しかし導入が可能な領域も広がっているので、入念な事前準備を行った上で導入すれば多くのメリットを企業にもたらします。是非、この機会に検討してみてはいかがでしょうか。
